По данным разведки (мониторинг цен конкурентов). Контроль ассортимента в объектах розничных торговых организаций

Контроль ассортимента в розничных торговых объектах
При контроле ассортимента товаров магазина используются следующие показатели: коэффициент полноты ассортимента, широта, глубина, устойчивость, обновляемость, структура, рентабельность ассортимента.
Полнота ассортимента оценивается по результатам проверок на определенную дату, характеризуется коэффициентом полноты (Жп). Он рассчитывается на конкретную дату как отношение фактического количества разновидностей в момент проверки к количеству разновидностей товаров, предусмотренных утвержденным ассортиментным перечнем:
где Рф - фактическое количество разновидностей товаров в момент проверки (ед.); Рп - количество разновидностей товаров, предусмотренное ассортиментным перечнем (ед.).
Широта ассортимента зависит от формата торгового объекта, возложенных на него экономических и социальных задач по торговому обслуживанию и оценивается количеством групп товаров, находящихся в продаже.
Глубина ассортимента зависит от размера торговой площади, контингента обслуживаемого населения, его покупательской способности и товарного предложения. Оценивается количеством разновидностей товаров по всем представленным в ассортименте магазина товарным группам.
Устойчивость ассортимента отражает бесперебойное наличие в продаже товаров по группам, видам и разновидностям товаров, заявленных ассортиментным перечнем, выявленное в результате многократных проверок в течение определенного периода. Показателем, отражающим ситуацию, является коэффициент устойчивости ассортимента (Куст). Этот показатель рассчитывается как отношение суммы количества фактически имеющихся разновидностей товаров, предусмотренных ассортиментным перечнем, при всех проверках (Р1+Р2+...+Р„) к количеству разновидностей, предусмотренных ассортиментным перечнем (Рп), умноженному на число проверок (я):
к = Р1 + Р2 + Р3 + + Р«
уст Рп п "
Коэффициенты полноты и устойчивости ассортимента можно рассчитывать как по всему товарному ассортименту, так и по отдельным товарным группам, видам, разновидностям или потребительским комплексам. Чем ближе коэффициент устойчивости ассортимента товаров к единице, тем полнее и устойчивее ассортимент магазина. Это свидетельствует также о хорошей организации товароснабжения магазина, оптимизации товарных запасов. Кроме того, полнота и устойчивость ассортимента товаров магазина гарантируют надлежащий уровень торгового обслуживания населения.
Обновляемость ассортимента - замена товаров, не пользующихся спросом, новыми товарами с целью адаптации ассортимента к меняющимся требованиям рынка и спросу и обеспечения рентабельной работы торгового объекта. Коэффициент обновляемости представляет собой отношение количества вновь появившихся товаров к общему количеству имеющихся товаров (может быть выражен в процентах). В таком случае он рассчитывается как отношение новых товаров к общему количеству товаров, умноженное на 100 (например, всего 10 наименований товаров, обновилось 2 наименования. Обновляемость составит 20% (2:10gt;100).
Для обеспечения жизнеспособности торгового ассортимента он должен формироваться из товаров с разным жизненным циклом. Это требует своевременного выведения из ассортимента товаров, спрос на которые падает, и замены их на новые товары, востребованные покупателями. Обновление ассортимента не самоцель, а средство, обеспечивающее конкурентоспособность ассортиментной модели и стимулирование продаж.
Структура ассортимента магазина представляет собой соотношение выделенных по определенному признаку совокупности товаров в наборе (либо в целом в ассортименте магазина, либо относительно класса, группы, вида, разновидностей товаров). Для наглядности структуру ассортимента целесообразно выражать в процентах.
Рентабельность ассортимента является важным качественным показателем, оценивающим ассортимент торгового объекта. Под рентабельностью торгового ассортимента понимают такой ассортиментный набор, который обеспечивает получение хозяйствующим субъектом прибыли либо в целом по номенклатуре товаров, включенных в ассортимент торгового объекта, либо по каждому товару. Это требует определенного превышения доходов над затратами по реализации товаров и налоговыми и неналоговыми платежами.
Следует отметить, что эффективность управления ассортиментом товаров в магазинах во многом зависит от уровня коммерческой работы в этом направлении. Чем ниже значения этих коэффициентов, тем хуже выбор товаров и, соответственно, магазин несет скрытые потери.
Контроль за полнотой и стабильностью ассортимента может осуществляться как на уровне самого торгового объекта, так и вышестоящими контролирующими органами и организациями, имеющими на это право.
Целый ряд несоответствий по вопросам ассортимента товаров относится к числу грубых нарушений законодательства о торговле. При их установлении субъект хозяйствования может быть лишен лицензии. Такими нарушениями являются: продажа товаров без сертификата качества и сертификата соответствия (для товаров, подлежащих сертификации), приведшая к угрозе гибели покупателя или нанесению ущерба здоровью; непринятие мер по установлению ранее имевших место нарушений при приостановлении лицензии; реализация товаров без документов, подтверждающих их поступление; неоднократная продажа товаров с истекшим сроком реализации; нарушение порядка применения и формирования цен; отсутствие технического паспорта на проданные сложнотехнические товары; отсутствие на фасованных в магазине товарах реквизитов (наименование, сорт, масса, цена за единицу стоимости отвеса); постоянное отсутствие в продаже товаров, предусмотренных ассортиментным перечнем; отсутствие лицензий на право реализации отдельных товаров, продажа которых лицензируется.
Должностные лица, прибывшие для проведения проверок объектов торговли, должны иметь документы, подтверждающие их право на ее проведение. Такими документами могут быть служебные удостоверения или надлежаще оформленные разовые удостоверения, скрепленные подписью ответственного лица и печатью организации, с указанием срока полномочий на право проверки объекта.
Запись о результатах проверки проверяющие вносят в журнал учета проверок (ревизий). По результатам проверки могут быть составлены протокол, акт или справка, которые подписываются проверяющими и руководителем (представителем) проверенного торгового объекта. На основании этих документов, а также предписаний контролирующих органов принимается решение об ответственности субъекта хозяйствования в соответствии с действующим законодательством.
Контроль за состоянием ассортимента должен способствовать не только выявлению и наказанию виновных, но и предотвращению нарушений, реализации программных целей и задач по повышению уровня торгового обслуживания и рентабельной работы. Частота, качество проверок, их результативность должны быть оптимальными и реализовываться в рамках существующего законодательства.
Для оперативного использования информации торговых организаций об изменениях требований потребителей к предлагаемому им ассортименту органы управления торговлей и услугами облисполкомов, Минского горисполкома обязаны осуществлять мониторинг потребительского рынка, ежеквартально готовить конъюнктурные обзоры о состоянии спроса населения. Для этого определен перечень торговых организаций, которые представляют конъюнктурные обзоры по закрепленным группам товаров Министерству торговли до 15-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом, с конкретными предложениями по поставке и ассортименту выпускаемых промышленных товаров.
Этот контроль позволяет формировать необходимую информацию для оперативного реагирования на рыночные изменения по вопросам ассортимента товаров.

В условиях рыночной экономики конкуренция является необходимым стимулом развития. Чтобы выйти на рынок, новая компания должна оценить свои перспективы и возможности. Уже существующая организация регулярно проводит мониторинг конкурентов для выработки своей стратегии. Чтобы произвести подобный процесс, применяется несколько различных методик.

Предназначение мониторинга

Мониторинг рынка (конкурентов в конкретной отрасли) производится с определенной целью. Ее четко оговаривают в начале исследования. Это позволяет производить сбор информации целенаправленно. Для этого на первом этапе работы аналитик определяет круг основных конкурентов, а также сферу их деятельности на рынке.

Проведение анализа основных игроков позволяет накопить и обработать информацию про их слабые и сильные стороны, а также о направлении развития в будущем. Оцениваются реальные возможности и существующие цели конкурентов. Такая работа позволяет повысить эффективность деятельности своей компании.

Направления

Может потребоваться для определения собственных текущих или стратегических целей. Этот процесс проводится при позиционировании собственного товара на рынке, прогнозировании объема продаж.

Также подобные действия производят при разработке новой линии товаров или услуг, проведении политики реализации. На основе полученных данных устанавливаются цены, выбираются первостепенные характеристики товаров. Это позволяет повысить доход от реализации и прибыль.

Особенности

Представляет собой процесс сбора, анализа информации о деловой среде компании. При этом рассматривается поведение не только конкурентов, но и потребителей, поставщиков, дилеров, научных разработчиков, а также механизмы регулировки рынка.

Сбор информации об основных субъектах отрасли активно стал развиваться в конце прошлого столетия. Основные положения, разработанные экономистами в это время, актуальны и сегодня. Изменился объем сведений, которые необходимо обрабатывать аналитикам для понимания ситуации делового окружения. Автоматизация проведения этого процесса несколько упростила работу аналитической службы. Однако человеческий фактор для этого процесса остается очень важным. Это позволяет получать достоверную информацию, повышая эффективность исследования и выработку стратегии в целом.

Проблемы

В современном мире мониторинг конкурентов в интернете приобретает широкое распространение. Однако качественный анализ не может базироваться исключительно на данных различных сайтов и публикаций. Существует несколько основных проблем проведения мониторинга. В первую очередь необходимо отметить большой поток информации. Фильтровать ее становится тяжело.

Также на качестве мониторинга может отразиться неактуальность поступающих данных, невозможность постановки своей стратегии на основе полученной информации. Она приходит порой в очень развернутом или нечетком виде. В некоторых случаях мониторинг рынка не может отразить реальные процессы развития основных субъектов отрасли. Также негативным фактором является закрытость важной информации. Конкуренты тщательно следят за утечкой сведений по основным стратегическим направлениям.

Существующие методы проведения сбора данных позволяют снизить влияние негативных факторов. На его качество больше влияет отсутствие понимания связи между полученной информацией и выработкой правильной стратегии.

Стратегия менеджмента

По определенной схеме производится в крупных компаниях мониторинг. Анализ конкурентов производится по выработанной и опробованной системе. Крупные компании со временем вырабатывают свои уникальные методы проведения подобного процесса. Если подход, выработанный организацией для сбора данных о деловой среде, эффективен, он используется длительное время. Однако четко сформулировать его конкретные преимущества достаточно тяжело. В процессе выполнения исследования важно понимать связь между стратегией управления и выбранным подходом к анализу.

Менеджер проводит процесс постановки стратегии в два основных этапа. На первой стадии формулируется направление развития, дается оценка собственным возможностям и анализируются альтернативы в перспективе. При этом ставятся цели, определяется миссия компании.

На второй стадии разработанный проект действий реализуется. Именно процесс мониторинга делового окружения позволяет формулировать и реализовать стратегические цели. Первоначально аналитики должны наладить процесс сбора данных для формулирования перспективного направления развития. После этого вся система расширяется и может быть реализована.

Глубокий анализ

Различные цели может преследовать мониторинг конкурентов. Программа разрабатывается с учетом интересов компании и особенностей рынка. Для глобального, основательного анализа применяется методика М. Портера. Она предполагает сбор данных один раз в 3-5 лет. Это трудоемкая, но достаточно эффективная методика. Она разбита на пять этапов.

Первоначально исследование производится в направлении оценки преимуществ и слабых сторон главных игроков рынка. На втором этапе определяются их цели и мотивация. Третий этап предполагает обозначение текущих стратегий конкурентов. Изучается его нынешнее положение на рынке, а также теперешние действия, направленные на повышение прибыли.

Четвертый этап еще больше углубляет аналитика в суть устройства конкурентной среды. На этой стадии необходимо изучить понимание игроком своего положения в отрасли, его удовлетворенность своим положением. На пятом этапе осуществляется прогнозирование действий игроков. Это наиболее ответственный процесс, который предполагает использовать всю полученную ранее информацию.

Ежегодный анализ

Мониторинг компаний-конкурентов должен производиться не только раз в несколько лет. Постоянный контроль позволяет вовремя реагировать на меняющиеся тенденции рынка. Для этого применяется более простая методика. Исследование выполняют раз в год.

Во время этого анализа дается общая характеристика конкуренции отрасли, прогнозируется ее развитие. Для этого специалисты составляют специальную карту деловой среды. Обозначаются прямые, ключевые и косвенные конкуренты. С ними сравнивают собственный ассортимент товаров, ценообразование, дистрибуцию, имидж. Также анализируются каналы продвижения продукции.

При проведении ежегодного анализа изучают приверженность потребителей, их осведомленность относительно продукции компании. Используемые технологии конкурентов сравниваются с собственными разработками, делают SWOT-анализ. Оценивается качество собственных ресурсов. На основе произведенных исследований устанавливают сильные и слабые стороны собственной организации и основных участников рынка.

Источники информации

Предполагает проведение сбора информации из различных источников. Не рекомендуется пользоваться исключительно одним направлением получения данных. В этом случае результат исследования может оказаться неполным или недостоверным.

К основным источникам получения информации относятся опросы потребителей. Изучаются качественно и количественно мнения различных целевых групп. Аналитики получают данные с мест продаж. Здесь определяется качество выкладки товаров, промоакции, ассортимент и цены.

В интернете также можно почерпнуть определенную информацию о конкурентах. Опросы экспертов отрасли также позволяют сделать определенные выводы о состоянии деловой среды. Получение информации от менеджеров продаж также является одним из достаточно достоверных методов. Лица, ответственные за продвижение товара в магазинах могут предоставить полную информацию о наработках конкурентов.

Отраслевые обзоры представляют отчеты о финансовых показателях, рейтинге компаний отрасли. Это ключевые характеристики деловой среды отрасли. Посещение тематических выставок, семинаров помогает понять коммуникационную стратегию главных игроков рынка.

Рыночные сигналы

Может использовать информацию различной степени определенности. М. Портер ввел в процесс проведения менеджмента такое понятие, как рыночные сигналы. Оно означает любое действие в деловой среде, которое совершают конкуренты. Оно может указывать прямо или косвенно на намерения участника рынка, его внутреннюю ситуацию.

Рыночные сигналы также могут определяться действиями покупателей, поставщиками или другими участниками. Каждое событие дает свой резонанс в деловой среде. Проведение мониторинга улавливает эти сигналы. Их обрабатывают, оценивают вероятность наступления определенного события и передают руководству компании для принятия стратегических решений.

В зависимости от целей мониторинга аналитики могут работать с уже наступившими событиями или рассматривать сигналы, оповещающие о возможном действии конкурентов в будущем. Крупные конкуренты принимают решения на основе данных, которых нет еще ни у кого в отрасли. Это позволяет занять большую долю рынка прежде, чем это сделают конкуренты.

Мониторинг цен

Многие компании сегодня из множества стратегий сбора данных о конкурентах выбирают мониторинг их цен. Это позволяет оценить ситуацию на рынке. Этот подход позволяет выявить участников, которые стремятся увеличить объемы продаж при снижении цены или, наоборот, стимулируют прибыль за счет продажи дорогой продукции. Некоторые участники обладают неценовыми методами расширения сбыта. Для этого производится мониторинг магазинов конкурентов и точек реализации их продукции.

Этот мониторинг предполагает рассмотрение вариантов цен при изменении объема заказа (оптовая, розничная стоимость), а также оценку складских запасов. Например, группа компаний «Реттиг» функционирует уже более 200 лет. В спектр сферы ее деятельности входят различные направления (от логистики до производства нагревателей). Такая диверсифицированная структура крайне нуждается в точном определении стратегических вопросов и тенденций деловой среды. Для этого группа компаний постоянно изучает цены на сырье, условия поставок, потребительские предпочтения. На основе мониторинга цен и прочих методик удается предугадать развитие событий в будущем.

Сценарии

Желая произвести мониторинг цен конкурентов, компания может прибегнуть к одному из сценариев сбора данных. В соответствии с выбранной методикой сотрудник узнает необходимые сведения непосредственно в магазине.

Разный уровень осведомленности требует от исследователя мониторинг конкурентов. Пример подобного сценария может быть следующим. Сотрудник компании приходит в магазин конкурентов. Он сообщает о желании совершить крупный заказ. На основе среднего уровня познаний в этой сфере он узнает интересующую информацию.

Другой сценарий определяет роль исследователя как неопытного заказчика. Это менее эффективный способ. Он позволяет узнать о ценовых, неценовых способах расширения конкурентом рынка сбыта.

Если же исследователь обратится к конкуренту как лицо сведущее, он сможет узнать более глубокую, детальную информацию.

Рассмотрев, как происходит мониторинг конкурентов, компания может сформировать и реализовать свою стратегию развития, завоевать большую долю рынка.

Для принятия эффективных решений в области продаж необхо­димо получить и систематизировать всю необходимую информацию. Этому способствует мониторинг продаж. Особую роль здесь играет база данных клиентов компании, которые имеют или когда-либо име­ли с фирмой деловые отношения. Практика показывает, что покупа­телей компании целесообразно разделить на шесть типов:

Наличие действующих деловых связей - работающие покупате­ли; потенциальные покупатели; неработающие клиенты; про­чие контрагенты;

Объем среднемесячных закупок продукции - крупные клиен­ты; средние клиенты; незначительные клиенты;

Периодичность закупок продукции - регулярно закупающие - 2-3 раза в месяц; постоянно закупающие - 1 раз в месяц; от­носительно постоянно закупающие - реже 1 раза в месяц; пе­риодически закупающие - 1 раз в 2-3 месяца;

Регион расположения компании - по региону расположения компании согласно общероссийскому классификатору регионов возможна классификация с учетом индекса перспективности региона для данного конкретного товара или товарной группы;

Вид основного закупаемого товара - группа товаров А; груп­па товаров Б; группа товаров В; группа товаров Г и т.д.;

Специфика дистрибуции клиента - оптовые компании; ком­пании, осуществляющие развоз по магазинам и другим точ­кам розничной торговли; компании со смешанной дистрибу­цией; сети розничных магазинов.

Для оценки ситуации руководство отдела продаж должно, прежде всего, знать, какой товар и куда продается: в какой регион, какой фирме. В этих целях формируются соответствующие отчеты, напри­мер, по регионам (табл. 10.6).

Таблица 10.6. Объем продаж менеджера по продажам в разрезе регионов

Данные отчета позволяют видеть, продажи каких товаров преоб­ладали в том или ином регионе, какие регионы были лидерами по объему продаж в целом и по отдельным группам товаров. При на­личии данных о емкости рынка отдельного региона по группе това­ров можно легко рассчитать долю компании на рынке региона. Как правило, в конце отчета указываются еще два показателя план на месяц и процент его выполнения. Эти данные позволяют при невы­полнении плана на основе анализа продаж в регионах понять, где произошел сбой в поставках, какой регион является проблемным, и далее выяснять почему.

У каждого менеджера по продажам должна быть информация о воз­можностях продаж в регионе - его потенциале. Потенциальные воз­можности региона следует сопоставить с уровнем среднемесячных продаж, что позволит определить процент использования потенциала региона и сделать необходимые выводы (табл. 10.7).

В целях повышения уровня использования потенциала региона менеджеры по продажам обязательно должны посещать закрепленные за менеджером регионы, в которых: полностью отсутствуют продажи; произошел спад объемов продаж более чем на 20%; есть потенциаль­ные крупные клиенты; имеется высокий потенциал сбыта.

Возможность своевременно получать оперативную информацию о положении дел в регионе зависит от активности менеджера, пе­риодичности и частоты контактов с клиентами. Количество контак­тов менеджера определяется значимостью клиента для компании: для крупных - не менее четырех контактов в месяц; для средних - не менее трех; для мелких - не менее двух; для незначительных - не менее одного контакта в месяц.

Таблица 10.7. Использование потенциала продаж в регионах

При успешной и плановой работе с клиентом частота контактов может регулироваться менеджером, курирующим работу с данной компанией. Многие компании делают акцент на применение прин­ципа «4: 2: 1» - в крупные компании менеджер должен звонить в четыре раза чаще, чем в мелкие, в средние - в два раза чаще.

Правильно выбранная частота общения с клиентом позволяет «держать руку на пульсе» региональных проблем, быть в курсе со­бытий и оперативно реагировать на изменение рыночной ситуации. Это особенно важно на современных конкурентных рынках, где ра­ботает много динамичных компаний, способных на активные и эф­фективные действия.

Определение критериев эффективности продаж тех или иных то­варных позиций обычно осуществляется на основе отдельного ис­следования по конкретным данным компании. В этом случае в рас­чет обычно берутся доля данной товарной группы в общем объеме продаж, скорость продаж товарного запаса, величина рентабельно­сти продаж. Критерием успешности работы в том или ином регионе можно считать достижение определенной доли на рынке по опреде­ленным товарным группам. При этом для более точной оценки по­ложения дел оперировать следует несколькими показателями, включая динамику оборота по данному региону и долю компании в общих продажах данной продукции в данном регионе, присутствие продук­ции в наиболее известных и посещаемых торговых точках и т.д.

Маркетинговый контроль позволяет выявить положительные и отрицательные моменты в конкурентных возможностях организации и внести соответствующие коррективы в ее маркетинговые программы и планы предпринимательской деятельности. Контроль маркетинговой деятельности, как правило, предполагает:

контроль за реализацией и анализ возможностей сбыта;

контроль прибыльности и анализ маркетинговых затрат;

стратегический контроль маркетинга. .

1. Контроль сбытовой деятельности фирмы предполагает учет фактических продаж и их тенденций в сопоставлении с запланированными показателями по отдельным товарам и их ассортиментным группам, отдельным сбытовым подразделениям и продавцам, регионам, типам потребителей, периодам времени, ценовым линиям, методам и формам сбыта. Компания проверяет, какие товары, какие рынки и сбытовые территории выполнили план продаж и обеспечили запланированную долю оборота, а какие оказались в затруднительном положении, и выясняет причину возникших проблем.

Маркетологи контролируют, прежде всего, общий объем реализации, долю на рынке и ее динамику, которая показывает положение фирмы в сравнении с конкурентами. Контроль за реализацией предусматривает также специальные сообщения о нарушениях запланированного хода реализаций, которые включают указания о тех товарах, сегментах и рынках, где- либо сложились сложности с запланированным ростом продаж, либо открылись неучтенные положительные сбытовые перспективы. В случае снижения продаж предлагаются средства преодоления данной ситуации, при плановом росте продаж - меры, направленные на исключение ситуации возможного дефицита продукции на рынке.

2. Контроль прибыльности и анализ маркетинговых затрат предполагает контроль рентабельности деятельности фирмы по отдельным товарам, их ассортиментным группам, рыночным сегментам и территориальным торговым каналам, рекламным средствам, торговому персоналу, заказам разного объема. Чаще всего компании анализируют рентабельность своих сбытовых действий по группам товаров, реже - по группам потребителей или рыночным сегментам.

Анализ соотношения между затратами на маркетинг и сбытом позволяет определить эффективность маркетинговых мер и соразмерно затрачиваемые средства и не дает расходовать необоснованно большие суммы на достижение маркетинговых целей. .

Обычно анализ маркетинговых затрат осуществляется в 3 этапа:

• 1. Изучение бухгалтерской отчетности, сравнение поступлений от продаж и валовой прибыли с текущими затратами.
• 2. Пересчет расходов по функциям маркетинга: расходы на маркетинговые исследования, рекламу, планирование и контроль, т. е. связываются текущие затраты с конкретной маркетинговой деятельностью.
• 3. Разбивка функциональных расходов по отдельным товарам, методам и формам реализации, сбытовым территориям, рыночным сегментам и т. д.

Стратегический контроль и анализ маркетинга предусматривают либо регулярное, периодическое, либо эпизодическое инспектирование маркетинговой деятельности компании. Стратегический контроль предполагает оценку основных задач, эффективность проводимой стратегии, создание специальных оперативных групп в целях выявления трудностей и положительных перспектив для производственно- сбытовой деятельности фирмы и дачу рекомендаций по содержанию последующих планов ее совершенствования.

В настоящее время в маркетинге различаются также несколько уровней контроля:

Контроль глобальных целей и стратегий фирмы предполагает определение основной линии поведения фирмы, рамок ее действия по объектам и целям, образ, складывающийся в сознании потребителей и конкурентов.

Контроль плановых гипотез и прогнозов включает в себя в себя проверку ключевых факторов внутри фирмы на основе перечня контрольных статей и контрольных индексов и показателей. Этот уровень также предусматривает проверку закономерностей и целесообразности рыночного поведения (например, метод пробных цен или пробных продаж).

Контроль стратегического планирования подразумевает анализ работы в области стратегии товарной номенклатуры, набора рынков, объема бюджета и бюджетных статей расходов.

Стратегический надзор - проверка результатов деятельности фирмы за длительный период в сравнении с предыдущими и контрольными показателями.

Контроль тактического планирования - проверка результатов работы фирмы на основе рассмотрения и изучения, данных реализации среднесрочных планов развития различных рыночных сегментов, контроль бюджета фирмы и финансовый анализ.

Контроль оперативного планирования подразумевает определение эффективности осуществляемых фирмой контрмер, их действия за относительно продолжительный плановый период.

Оперативный контроль - текущая постоянная проверка конкретных действий фирмы (мониторинг). .

Управлению ассортиментом в настоящее время уделяют внимание все розничные предприятия: начиная от маленького магазинчика и заканчивая крупными розничными сетями. Какова цель управления ассортиментом? Можно с уверенностью утверждать, что целью является получение прибыли. Добиться этого можно через формирование максимально эффективного ассортимента, который при этом будет востребован целевой покупательской аудиторией.

Когда речь идет о самостоятельном магазине, все просто и понятно. Ассортимент, как правило, небольшой, предприниматель анализирует продажи и не задумывается о серьезных видах анализа. Ведь весь товар и так на глазах, а чего не хватает - так покупатели подскажут, и можно быстренько найти поставщика и договориться с ним о закупочной цене.

Если же речь идет о розничной сети магазинов, то все гораздо сложнее: ассортимент большой, оборачиваемость в каждом магазине разная, товарные запасы частенько «зашкаливают» за установленные нормы (если они есть), продажи оставляют желать лучшего...

Предположим, что в центральном офисе сформирован правильный ассортимент для целевой аудитории покупателей, ассортиментная матрица идеальная, введена новая должность - категорийный менеджер, во всяком случае, так стали называться закупщики. Кажется, что сделали все, как написано в книгах и рекомендовали консультанты, но продажи не взлетают вверх. Почему? Потому что взлет продаж зависит не только от нового централизованного подхода к управлению ассортиментом, но и от исполнения директором магазина своих обязанностей по организации работы вверенного ему магазина. Утвержденный ассортимент должен быть в магазине постоянно в нужном количестве, а выкладка этого ассортимента должна соответствовать планограммам, которые разработаны и утверждены категорийным менеджером. Менеджеры по приему товара, продавцы-консультанты, кассиры должны своевременно и качественно выполнять свои обязанности, чтобы покупатель выбрал именно их магазин и оставил в нем часть своих денег.

Чтобы эти условия выполнялись, все процессы, от заказа товара до его реализации, должны быть стандартизированы. Стандартизация бизнес-процессов дает возможность розничной компании эффективнее управлять ассортиментом, меньше времени тратить на обучение персонала, объективно осуществлять контроль по установленным критериям за работой тех сотрудников, которые имеют непосредственное отношение к присутствию конкретных ассортиментных позиций в нужном месте торгового зала.

В свою бытность директором супермаркета, в результате постоянных скандалов с коммерческим отделом на тему отсутствующего ассортимента, выяснения причин и виновных в этом лиц, мне удалось внедрить в работу контрольную заявку, в которой отображается информация:

• об отсутствии утвержденного ассортимента в магазине;
• о товаре, который нужно вернуть поставщику;
• о товаре, которого нет в магазине, но о нем спрашивают покупатели.

Этот документ можно адаптировать как к самостоятельно работающему магазину (если в нем, кроме директора, есть товароведы, администраторы, старшие продавцы), так и к розничной сети магазинов. Для примера рассмотрим вариант контрольной заявки для розничной сети магазинов. В обязанность администратора торгового зала входит ежедневное заполнение этого документа. Кроме администратора магазина, заявку дополняет директор магазина. Сроки исполнения заявки регламентируют коммерческий директор и директор по торговле. Ответственным за выполнение заявки является категорийный менеджер по соответствующей категории товара, который обязан в данной таблице зафиксировать срок исполнения заявки или указать причину, по которой он не может ее исполнить.

Как разрабатывать

Данный документ в электронном виде в общесетевой папке должен быть у всех сотрудников, отвечающих за наличие ассортиментных позиций в магазине. То есть:

• у директора магазина;
• у администратора торгового зала;
• у коммерческого директора;
• у директора по рознице.

Заявку на отсутствующий товар осуществляют администраторы торгового зала, директор магазина. Они заполняют столбцы:

• вид заявки;
• дата составления заявки;
• полное наименование товара.

• срок исполнения, установленный коммерческим директором, в течение которого категорийный менеджер должен дать ответ на заказ этого товара;
• поставщик заказываемого товара;
• контактное лицо и телефон данного поставщика;
• причину отказа в поставке;
• Ф. И. О. категорийного менеджера.

Коммерческий директор заполняет столбец, в котором определяет дату выполнения заявки категорийным менеджером. Для работы с сетевой контрольной заявкой надо разработать регламент работы с ней, определив роли доступа к каждой графе заявки.

Пример: Регламент работы с сетевой папкой «Контроль ассортимента».

Контроль за исполнением контрольной заявки на отсутствующий ассортимент и принятие решений по изложенным в ней фактам со стороны руководителей розничной сети должны происходить ежедневно. Это способствует удовлетворению покупательского спроса и держит в тонусе средний управленческий персонал.

Кроме того, необходимо еженедельно анализировать количество товарных запасов, оборачиваемость товара по каждому категориийному менеджеру. В случае превышения существующих норм необходимо обязательно выяснить причину, проведя личную беседу с этим сотрудником. Практика показывает, что вызов к руководству и написание объяснительных записок по данному поводу стимулирует сотрудника на составление более оптимальных заказов поставщику и отбивает желание вести с ним «свою игру».

Помимо контроля стоит разработать систему мотивации сотрудников, задействованных в управлении ассортиментом. Например, для категорийных менеджеров в схему мотивации заложить такие критерии, как: товарооборот по группе, маржинальный доход по группе товара, оборачиваемость по группе, постоянное присутствие утвержденного ассортимента и другие.

Для директора магазина можно предусмотреть такие критерии, как: товарооборот по магазину, постоянное наличие утвержденного ассортимента, соблюдение правил выкладки товара, стандартов обслуживания покупателей. Количество критериев может достигать значительной цифры, однако каждая из них должна быть реально измеряемой и понятной сотрудникам.

Контроль за условиями работы с поставщиками

Закупочная политика, как правило, определяется исходя из целого ряда требований к фирме-поставщику. При единой закупочной политике снижаются издержки, сокращается аппарат управления. Правильный выбор поставщика напрямую связан с формированием оптимального ассортимента торгового предприятия.

В работе с поставщиками могут возникнуть следующие сложности:

• несвоевременное извещение об изменении входных цен;
• прекращение поставок отдельного согласованного ассортимента;
• снижение качества товаров при долговременных обязательствах.

Уровень закупочных цен даже у одного поставщика формируется в зависимости от разных факторов: объема поставки, условий оплаты. Первоначальную цену по прайсу, как правило, удается уменьшить при проведении грамотных переговоров с поставщиком, руководителем отдела закупок или самим руководителем торгового предприятия.

Зачастую руководитель отдела доверяет принятие решения по вводу нового поставщика категорийному менеджеру (менеджеру отдела закупки). Рекомендую таким руководителям в корне поменять подобный подход к работе с поставщиками в связи с тем, что от выбора поставщика зависит коммерческая успешность розничного бизнеса, и доверять полностью этот процесс менеджеру не стоит.

Для «прозрачности» работы с ассортиментом нужно закрепить все правила работы с ним в положении об ассортиментной политике предприятия.

В данном документе должен быть регламентирован порядок ввода и вывода товара из ассортиментной матрицы с обязательной процедурой коллегиального решения ассортиментного комитета.

Особо следует обратить внимание на критерии выбора поставщиков:

Заключение договоров с поставщиками - это один из важных этапов формирования ассортиментной политики торгового предприятия и его экономической эффективности. Поэтому данный процесс должен находиться под контролем руководителя торгового предприятия.

Первичный сбор информации о поставщиках и товарах должен подготовить менеджер товарной категории. По его рекомендации руководитель коммерческого отдела проводит переговоры, выставляя выгодные для компании условия, согласовывает с поставщиком спецификацию поставщика (протокол цен на согласованный ассортимент). Окончательное решение и подписание договора осуществляет руководитель торгового предприятия.

Для осуществления контроля работы менеджеров отдела закупки со стороны руководителя, и прежде всего для того, чтобы они этот контроль «чувствовали спинным мозгом», я применяла в своей практике (и рекомендую сейчас использовать заказчикам на консалтинговых проектах) электронный журнал регистрации поставщиков и условий работы с ними.

В этих целях необходимо обязать категорийных менеджеров (менеджеров закупки) всю информацию об условиях работы с поставщиком и контакты менеджеров-поставщиков заносить в журнал, который должен быть в общесетевом доступе для определенного круга руководителей и сотрудников компании. Это позволяет в любой момент оперативно созвониться с менеджером поставщика, решить или выяснить интересующие вопросы по поставкам товара, документам и т. д. Наличие журнала регистрации поставщиков в общесетевом доступе играет важную роль в осуществлении контроля за взаимоотношениями между менеджерами розничной компании и менеджером компании-поставщика. Кроме того, при возможной смене менеджера отдела закупки информация о контактных лицах поставщика не уйдет вместе с ним, как это зачастую бывает.

При появлении нового категорийного менеджера сократится время на его знакомство с методами работы с поставщиками по своему направлению.

Если вы предприниматель и у вас один или два магазина, то, конечно же, не обязательно создавать положение об ассортиментной политике и прописывать в нем все бизнес-процессы по управлению ассортиментом, но обязательно нужно добиваться от поставщиков лучших условий по поставке товара. Не нужно стесняться периодически просить поставщиков о скидках, об увеличении отсрочек платежей. Для поставщиков важно сохранить и расширить рынок сбыта своего товара, и они практически всегда идут навстречу требовательным предпринимателям.

Учитывая падение платежеспособности покупателей в условиях кризиса, постарайтесь «заморозить» закупочные цены на товар. Для этого нужно в письменном виде сообщить поставщикам, что ваша фирма не может себе позволить закупать у них товар по новым ценам и готова к продолжению сотрудничества только по ранее оговоренным ценам. Практика показывает, что поставщики соглашаются на условия ретейлеров.

Только эти условия должен выдвигать сам руководитель розничного предприятия. Необходимо помнить, что в настоящее время розничная торговля обеспечена большим предложением товара со стороны оптовых поставщиков и производителей, даже одному магазину можно диктовать поставщикам свои условия работы.

Целесообразнее всего для работы с поставщиками составить свой вариант договора поставки, в котором вы сможете учесть, кроме коммерческих интересов, требования, предъявляемые вашим главным бухгалтером к оформлению товаросопроводительных документов. На семинарах и консалтинговых проектах руководители коммерческого отдела, директора магазинов мне часто говорят о том, что в их городе выбора поставщиков нет. Поэтому приходится соглашаться на условия имеющихся поставщиков. Не могу с этим согласиться, так как имею практический опыт привлечения новых поставщиков для самостоятельного супермаркета, работающего в Южно-Сахалинске.

Существенную помощь в проведении анализа товародвижения, формировании заказов для поставщиков можно получить с помощью выбранного программного обеспечения для своего предприятия. При этом необходимо обратить внимание на возможности программы формировать аналитические отчеты по товарным запасам, устанавливать минимальные нормативы по ним как в целом по компании, так и в рамках формирования ассортиментных перечней для форматов (группы) магазинов.

Оптимальный заказ товара в автоматическом или ручном режиме - важный бизнес-процесс в розничной сети. Не менее важен и процесс поставки заказного товара в магазин, за который отвечает директор магазина и который пока невозможно автоматизировать. Поставка товара в магазины зависит от большого количества людей, а значит, как всегда говорят в таких случаях, «не исключен человеческий фактор». Этот фактор, безусловно, не может быть исключен, его можно просто конкретизировать и контролировать на каждом из этапов поставки товара в магазин.

Контроль поставок товара в магазин

При централизованном управлении ассортиментом розничной сети, как правило, ассистенты категорийных менеджеров формируют заказы для магазинов либо напрямую от поставщиков, либо с собственного центрального склада. Существует и практика заказа некоторых групп товара непосредственно в магазинах. В любом случае, желательно регламентировать процедуру поставки товара в магазин. Очень важно, чтобы ответственный за этот бизнес-процесс менеджер предварительно согласовывал с поставщиком (центральным складом) точное время прибытия машины с товаром в магазин, так как это позволит оптимизировать работу в зоне приемки товара в магазине. Целесообразно в данном плане указывать поставщиков, которым необходимо произвести возврат или обмен товара. Корректное составление и соблюдение плана поставок позволяет планировать работу менеджеров приемки товара, персонала торгового зала и в конечном итоге значительно сокращает время движения товара от поставщика до покупателя.

Как разрабатывать

В план поставок каждый менеджер по своей группе вносит информацию о планируемых машинах на следующий рабочий день.

План поставки товара:

• Составляется менеджерами отдела закупки (ОЗ) ежедневно.
• Утверждается начальником отдела закупки.
• Поступает менеджерам по приему товара накануне дня поставок до 17 часов.
• Менеджеры по приему товара могут принять только тот товар, который указан в плане поставок на текущий день.
• В случае нарушения поставщиком графика поставок (привоз раньше или позже указанного срока в плане поставок) приемка товара должна быть согласована с менеджером ОЗ по данной группе товара или с начальником ОЗ с учетом потребностей магазина и сроков реализации поставленного товара.
• При нарушении основным поставщиком сроков поставок невыполненный заказ может быть аннулирован и произведен заказ у поставщика-дублера. Решение об аннулировании заказа и заказе у поставщика-дублера принимает начальник ОЗ.
• После аннулирования заказа у основного поставщика и исполнения заказа поставщиком-дублером товар по аннулированному заказу у основного поставщика не принимается.
• В день поставки товара начальник и менеджеры отдела закупки контролируют факт выполнения заказов, визируя приходные накладные от поставщиков, тем самым контролируя анализ выполнения поставщиками своих договорных обязательств.

Профилактика пересортицы товара в магазине

Пересортица товара представляет собой продажу или поставку вместо одного товара другого со сходными свойствами, но отличающегося артикулом и ценой.

Она может возникнуть при:

• приемке товара;
• оприходовании товара;
• реализации через кассы.

Руководители не всегда обращают внимание на проблему пересортицы, считая, что размеры потерь невелики, некритичны и в определенной степени могут быть перекрыты излишками. К сожалению, это не так. При большом товарообороте пересортица может превратиться в серьезную проблему для торговых предприятий.

Поэтому руководителю торгового предприятия необходимо контролировать возникновение пересортицы и принимать меры к ее устранению.

Различают два вида пересортицы:

1. Межпартионная пересортица.

Пересортица между партиями одного товара возникает, как правило, из-за несвоевременности ввода данных в систему о поступивших товарах.

Для ее автоматического устранения в программном обеспечении используется процедура формирования документа межпартионной пересортицы.

Система автоматически выявит партионные товары, имеющие отрицательные остатки на партии, у которых при этом остаток на базовой карточке не отрицателен. Документ будет акцептованным. В результате устранения пересортицы общая величина остатка в подразделении не изменяется, так как отрицательные остатки товара на одной партии «уничтожаются» за счет положительных остатков на другой.

Документ устранения пересортицы может быть сформирован вручную. В этом случае возможен перенос положительного остатка с одной партии на другую (в данном варианте не обязательно, чтобы на ней был отрицательный остаток).

Форма ввода строки разделена на две части: списание и приход. Количество списываемого товара не может быть больше остатка выбранной партии.

При проведении межпартионной пересортицы можно установить проверку на идентичность поставщиков данных партий товара и закупочных цен поставок. Это определяется настройкой ролей пользователя в программном обеспечении.

2. Пересортица между базовыми товарами.

Пересортица между базовыми товарами - это одновременное наличие как излишков, так и недостач запасов товаров, имеющих в основе одно и то же наименование (например, «Сосиски молочные Компомос» и «Сосиски молочные Черкизовский завод»). Путем проведения процедуры устранения пересортицы между базовыми товарами недостача одного товара покрывается за счет излишков другого товара того же наименования.

Формирование данного документа происходит аналогично формированию документа межпартионной пересортицы вручную. Для устранения пересортицы выбирается только партионный товар.

Причины возникновения пересортицы

Пересортица всегда возникает по вине сотрудников: товароведов, менеджеров, продавцов, кладовщиков, кассиров. Причем эти ошибки могут быть как в пользу покупателей, так и продавцов.

Появлению пересортицы и усугублению ее последствий способствуют:

• непрофессионализм персонала;
• отсутствие или нарушение правил приемки и оприходования товара;
• отсутствие на узлах расчета запрета реализовывать каждую единицу товара;
• безнаказанность за допущенные ошибки, повлекшие за собой пересортицу;
• невнимательность при отборе образцов товара при его приемке, особенно товара в ассортименте;
• приемка товара без использования терминала сбора данных;
• невнимательность сотрудников фасовки при предпродажной подготовке товара;
• задваивание операционистами карточек на один и тот же товар с разными штрихкодами;
• продажа разных товаров, имеющих одинаковую цену, но разный штрихкод, как один и тот же товар;
• при обмене товара у поставщика не производится обмен товара на товар с аналогичным штрихкодом.

Чем опасна пересортица? В результате образовавшейся пересортицы:

• возникает недостача по отдельным номенклатурным позициям, которую не всегда можно компенсировать образующимися излишками;
• появляется вероятность прямой потери денежных средств;
• создается путаница в бухгалтерском учете, товарных отчетах и, как следствие, большие потери времени различными службами;
• заказы товара могут быть некорректными, так как они составляются на основании неверных учетных остатков;
• теряется доверие со стороны покупателей, особенно тогда, когда ошибка при оплате товара произошла не в их пользу.

Сам факт наличия пересортицы свидетельствует о проблемах, связанных с отсутствием стандартизации бизнес-процессов товародвижения, контроля за их выполнением со стороны директора магазина, безнаказанностью виновного в пересортице персонала. В результате пересортица влияет на финансовый результат деятельности торгового предприятия и в определенной степени снижает культуру обслуживания покупателей. Можно ли избежать пересортицы товара в розничном магазине? Считаю, что можно. Практика показывает, что на каждом торговом предприятии, исходя из собственного опыта, вырабатываются свои уникальные способы борьбы с пересортицей. На мой взгляд, единственное решение проблемы пересортицы лежит в предотвращении возможных случайных ошибок работников.

Для этого необходимо:

• разработать и контролировать выполнение должностных инструкций персонала, имеющих прямое отношение к возникновению пересортицы;
• постоянно проводить разъяснительную работу с персоналом;
• максимально автоматизировать торгово-технологические процессы;
• назначить ответственное лицо за регистрацию товаров в базе данных; возможно, обязать каждого менеджера категории заводить карточки на новый товар своей группы; ответственные менеджеры должны формировать отчеты «Товары без движения» и проверять по ним фактические остатки; проводить мини-ревизии по проблемному товару своей группы.

Особое внимание директору магазина следует обратить на работу с персоналом. Необходимо вести работу в направлениях повышения квалификации и усовершенствования материальной ответственности. Применять систему материальной ответственности следует к работникам, обладающим должной квалификацией, разбирающимся в оформлении товаросопроводительных документов, умеющим грамотно составлять товарные отчеты, проводить инвентаризации.

Целесообразно также периодически проводить аттестацию сотрудников, оценивать уровень их знаний и практические навыки. При действенной системе материальной ответственности внимание сотрудников заметно повышается, а вероятность появления пересортицы значительно снижается. Автоматизация торговых процессов в целях устранения пересортицы включает в себя использование торговым предприятием штрихового кодирования товаров. Его применение с использованием различных сканирующих устройств в зонах приемки и узлах расчета существенно снижает возможность возникновения пересортицы.

Практика показывает, что существенно уменьшить вероятность возникновения пересортицы можно, выделив отдельные этапы торгово-технологического процесса (приемку, обработку, хранение товаров, продажу и т. д.) и внедрив на каждом из них систему контроля. Правильно организованная, стройная система материальной ответственности всех сотрудников, отвечающих за работу с ассортиментом, в розничной компании является ключевым фактором в присутствии на полках магазинов нужного для покупателей ассортимента и предоставления им возможности любой из товаров выбрать и именно его оплатить на кассе, не услышав при этом: «Извините, этот товар я не могу вам „пробить“ - на нем нет штрихкода »