Что такое управление? что такое система управления? классификация систем управления. Организация и управление

Система управления

Понятие и содержание системы управления.

Элементы системы управления.

Процесс управления.

Технология управления.

I . Все сферы управления между собой объективно взаимосвязаны, поскольку управление представляет собой системное образование. Поэтому любые изменения в каком-либо элементе или звене управления вызывают соответствующие изменения во всех других его составляющих. Так, например, отсутствие необходимых деловых качеств ведет к некачественному выполнению функций, использованию неэффективных методов и несоблюдению рациональных принципов управления. В результате цели в той или иной мере не реализуются. Точно также любой элемент системы управления функционирует в рамках общей системы.

Система управления – это определенная совокупность элементов, свойства которых подбираются исходя из характера целей и принципов управления тем или иным объектом.

Понятие «система управления» шире, чем понятие «структура управления», отражающее лишь конструкцию субъекта управления, поскольку «система управления» является комплексной категорией теории управления и включает в себя ряд основополагающих категорий. Комплекс основных компонентов понятия «система управления» представлен на рис. 13.1. Структура управления организациями в течении какого-то периода времени остается неизменной (статичной), а процесс управления постоянно изменяется (динамичен), тем не менее меду ними непрерывно существуют организационные связи (кинематические). Без такого промежуточного воздействия, которое материализуется с помощью организационных связей, взаимосвязь структуры и процессов управления может оказаться неорганичной и разорванной.

В процессе функционирования систем управления осуществляется управленческая деятельность. Цели управления выступают в качестве системообразующего элемента. Исходя из методологии, это означает, в целом, что целям должна соответствовать вся система управления и каждый элемент в отдельности. Кроме этого, любой элемент системы также должен соответствовать каждому из остальных. Система управления формируется людьми – субъектами управления для реализации поставленных целей, однако имеет объективный характер, поскольку базируется на законах и принципах. Содержание управленческой деятельности предполагает следующий состав системы управления:

Рис. 13.1. Содержание понятия «система управления».

С у = Ц у + П у + Ф у + М у + ОС у + П у + Т у + Т* у + И у ,

где: Ц у - цели управления объектом;

П у - принципы управления;

Ф у - функции управления;

М у - методы управления (способ осуществления функций

управления);

ОС у - организационная структура управления;

П у - персонал управления (аппарат управления);

Т у - техника управления;

Т* у - технология управления;

И у - информация, используемая при выполнении управленческих

Система управления обладает рядом характерных особенностей, независимо от их природы и назначения:

Решающую роль в сохранении целостности системы принадлежит информационным связям. Без обмена информацией между элементами такие системы не могут функционировать и сохранять свою целостность;

Системы способны переходить в различные состояния в соответствии с управляющим воздействиями. При этом переход не может осуществляться мгновенно, а требует некоторого времени.

Существует некоторое множество допустимых линий поведения системы (стратегии), из которых выбирается наиболее предпочтительная. Если возможности выбора линий поведения нет, то управление практически отсутствует.

Для системы управления характерны определенные структуры (конструкции), отражающие контуры управления;

Системы являются открытыми, т.е. воздействие среды на них и их на внешнюю среду может иметь самые различные природу и последствия;

Процесс функционирования систем характеризуется целенаправленностью. Если цель не определена, то управление становиться бессмысленным.

II . Любая организация является сложной социальной системой, состоящей из двух элементов - управляющего и управляемого (см. рис. 13.2.). Будучи подсистемой организации в целом, управляющий элемент одновременно сам представляет весьма сложное образование.

Структурно система управления состоит из управляющей и управляемой подсистем , (границы между ними весьма условны), в единстве образующих субъект управления, а также механизма их взаимодействия, включающего совокупность полномочий, принципов, методов, правил, норм, процедур, регламентирую­щих порядок осуществления управленческих действий по отношению к объекту управления . Системный подход требует рас­сматривать субъект и объект управления как единое целое и во взаимосвязи с внешней средой.

Рис. 13.2. Состав элементов системы управления.

Под управляющей подсистемой системы управления понимают ту ее часть которая вырабатывает, принимает и тран­слирует управленческие решения, обеспечивает их выполнение.

Под управляемой понимают ту, которая их воспринимает и реализует на практике.

В условиях иерархичности управления большинство его звеньев, в зависимости от конкретной ситуации, могут при­надлежать то к управляющей то к управляемой подсистеме.

Во главе управляющей подсистемы находится ее направитель (центральное звено), персонифицирующий управленческие воздействия. Он может быть индивидуальным (руководитель) или коллективным (совет директоров акционерного общества).

В состав управляющей подсистемы включаются также меха­ низмы ее воздействия на управляемую - планирование, кон­ троль, стимулирование, координация и пр.

К управляемой подсистеме относятся элементы объекта уп­ равления , которые воспринимают управляющее воздействие и преобразуют в соответствии с ним поведение объекта, а также механизм взаимодействия этих элементов (личные интересы, цели работников, их взаимоотношения и т.п.).

Обычно управляющая подсистема по масштабу меньше уп­равляемой и сложность ее ниже; но она более активна, дина­мична. Управляемая же подсистема, наоборот, обладает большой инерционностью, на преодоление которой обычно требуется немалая энергия. Эта система преломляет управленческие ре­шения в соответствии со своей спецификой, что во многом обусловливает эффективность их реализации.

Если управление имеет официальный характер, то его субъект организационно и юридически оформляется в виде должности или совокупности должностей, образующих подразделение управления (управленческий аппарат ). В противном случае субъектом может быть отдельный человек, или группа людей, не связанных формально с теми или иными должностями. Главное здесь состоит в том, что субъект управления генериру­ет решения, регламентирующие функционирование объекта управления.

От субъекта управления необходимо отличать субъекты управленческой деятельности - живых людей, в которых персо­ нифицируются управленческие отношения - руководителей и сотрудников аппарата.

Для того, чтобы взаимодействие между управляющей и уп­равляемой подсистемами было эффективным необходимо вы­полнение ряда условий.

Во-первых , они должны соответствовать друг другу. Если та­кого соответствия не будет, их окажется трудно «состыковать», они не смогут понять друг друга в процессе работы, а следова­тельно и реализовать свои потенциальные возможности. Легко представить себе, например, такой случай, когда человек, сам по себе умный и способный, становится руководителем в той области деятельности, которую себе плохо представляет. По­нятно, что решения, принимаемые им, окажутся малопонятными для подчиненных, и последние не смогут трудиться с необходи­мой отдачей.

Более того, управляющая и управляемая подсистемы долж­ны быть совместимыми друг с другом , чтобы их взаимодействие не порождало негативных последствий, которые могли бы привести к невозможности выполнять ими свои задачи. Так, если руководитель и подчиненный не будут совместимыми психологически, то рано или поздно между ними начнутся конфликты, которые окажут самое негативное влияние на ре­зультаты работы.

Во-вторых , в рамках единства управляющая и управляемая подсистемы должны обладать относительной самостоятель­ ностью . Центральное звено управления не в состоянии предус­мотреть все необходимые действия в конкретных ситуациях из-за удаленности от места событий, незнания деталей, интересов объекта и его возможных психологических реакций, особенно в непредвиденных обстоятельствах. Поэтому принятые наверху решения не могут быть оптимальными.

В-третьих, управляющая и управляемая подсистемы долж­ны осуществлять между собой двустороннее взаимодействие , основанное на принципах обратной связи, определенным об­разом реагируя на управленческую информацию, полученную от другой стороны. Такая реакция служит ориентиром для корректировки последующих действий, которые обеспечива­ют приспособление субъекта и объекта управления не только к изменению внешней ситуации, но и к новому состоянию друг друга.

В-четвертых , как управляющая, так и управляемая подсис­темы должны быть заинтересованы в четком взаимодействии; одна - в отдаче необходимых в данной ситуации команд, другая - в их своевременном и точном исполнении.

Возможность субъекта управлять, обусловлена готовностью объекта следовать поступающим командам.

Подобная ситуация возникает в том случае, когда личные цели участников управленческого процесса будут совпадать и одновременно соответствовать целям объекта управления. По­этому, возможность достижения ими своих целей должна нахо­диться в прямой зависимости от степени достижения целей объекта управления, вытекающих из его потребностей.

Перечисленные факторы должны обеспечить управляемость объекта, характеризуемую степенью контроля, который управ­ляющая подсистема осуществляет по отношению к нему через управляемую.

Управляемость проявляется как реакция подчиненного, уп­равляемого объекта субъекта или системы управления в целом на управляющее воздействие . Она может иметь форму выпол­нения соответствующих требований, бездействия, противодей­ствия, формальных действий, то есть характеризуется готов­ностью к выполнению требований руководства и сотрудничес­тву. Управляемость зависит от таких обстоятельств, как знания и опыт персонала, соответствие типа управления условиям внутренней и внешней ситуации, достаточность полномочий руководителя, социально-психологический климат.

В рамках системы управления между ее управляющей и уп­равляемой подсистемами существуют самые разнообразные связи: непосредственные и опосредованные; главные и

второ­ степенные ; внутренние и поверхностные; постоянные и времен­ ные; закономерные и случайные. Через эти связи осуществляется действиемеханизма управления, под которым понимается совокуп­ ность средств и методов воздействия на управляемый объект в целях его активизации, а также мотивов поведения персонала как его важнейшего элемента (интересов, ценностей, установок, устремлений).

Механизм управления должен соответствовать целям и за­ дачам объекта, реальным условиям его функционирования, предусматривать надежные, сбалансированные друг с другом методы воздействия на объект, и иметь возможности для со­ вершенствования.

Система управления должна быть эффективной , что предполагает: оперативность и надежность, качество принимае­ мых решений; минимизацию связанных с этим затрат времени; экономию общих издержек и расходов на содержание аппарата управления, улучшение технико-экономических показателей основной деятельности и условий труда, долю работников уп­равления во всем персонале организации.

Как известно, процесс целенаправленного воздействия на систему, обеспечивающий повышение ее организованности, достижение того или иного полезного эффекта, называется управлением .

Понятие «управление» трактуется в научной литературе по-разному. В узком смысле, применительно к социально-экономическим системам, управление - это целена­правленное воздействие на коллективы людей для достижения постав­ленной цели.

Цель - это желаемое состояние функционирования и разви­тия системы управления. Она составляет основу проектирования, функ­ционирования и развития социально-экономической системы. При выполнении своих функций органы управления использу­ют определенные методы.

Методы управления - это способы и приемы воздействия на коллективы людей в процессе управления. Они подразделяются на экономические, организационно-административные и социально-психо­логические . Каждая из этих групп формирует следующие механизмы управления:

· экономические - это совокупность инструментария (мето­ды управления) и средств (экономические рычаги), обеспечивающие эффективность функционирования системы;

· организационные - это совокупность инструментария (мето­ды управления) и средств (законы, постановления и нормативные право­вые акты);

· социальные - инструментарием являются социально - психологические методы управления, средства формируются на основе межличностных отношений в коллективе.

В процессе управления системой необходимо руководствовать­ся принципами управления .

Принципы управления - это правила, которыми органы управ­ления должны руководствоваться при осуществлении своих функций.

Функции управления - это виды деятельности, с помощью ко­торых субъект управления воздействует на управляемый объект.

Функ­ции подразделяются на основные (планирование, организовывание, коор­динирование (регулирование), мотивирование (стимулирование), контролирование) и конкретные управленческие действия (финансы, маркетинговая деятельность, за­работная плата и т.д.).

Вне функций управления нельзя спроектировать организационную структуру управления . Анализ функций составляет основу для установления объема работы по каждой функции, определения численности управленческих работников и, в конечном счете, проектирования самой структуры и организации аппарата управления.

Управление, как и любая другая деятельность, должно быть хорошо организовано на научной основе. В научной литературе встречается понятие

- «организация» как система и

- «организация» как процесс.

Понятие «организация» как процесс (на наш взгляд, правильнее употреблять глагольную форму «организовывание ») - это совокупность способов и приемов, обеспечивающих согласованность действий в про­цессе управления.

Процесс организовывания выделяется как особая кате­гория и рассматривается наряду с процессом управления . Оба эти про­цесса рассматриваются как взаимосвязанные и обусловливающие друг друга. Результаты процесса управления будут эффективны при успеш­ном организовывании процесса управления.

Организовывание управления эффективно только тогда, когда но­сит комплексный характер, т.е. охватывает не отдельные участки и сторо­ны, а все факторы, влияющие на систему.

Процесс управления - это логическая последовательность управленческих действий, сочетающихся и взаимодействующих меж­ду собой операций, этапов, стадий и процедур и представляющих един­ство действий работников аппарата управления, которые основаны на функциональном процессе разделения труда и на определенной техно­логии.

В процессе управления должны постоянно выявляться недостатки, устранение которых приведет к эффективной оптимизации системы управления.

Операция - это простейший вид управленческих действий .

Процедура отражает порядок подготовки, рассмотрения, обсуждения, выполнения ряда последовательных и параллельных операций в процессе управления.

Этап - качественная характеристика содержания процесса управления, а стадия - его временная характеристика .

Технология управления - это система знаний о способах и крите­риях, обеспечивающих эффективность процесса управления .

Процесс управления, как уже отмечалось, представляет собой совокупность действий, характерных для отдельных его операций, эта­пов, стадий. Особенностью процесса управления является то, что он носит цикличный характер. Поэтому исследования процесса управле­ния целесообразно проводить по циклам управления .

Управленческие циклы в практической деятельности обычно накладываются друг на друга. Таким образом, функционирование сис­темы управления можно представить как одновременное протекание множества циклов управления.

Цикл - это совокупность этапов и стадий процесса управле­ния, составляющих кругооборот в течение определенного промежут­ка времени . Он представляет собой логическую последовательность специфических управленческих действий, направленных на решение определенной, четко сформулированной проблемы. Эта последователь­ность на основе сущности отдельных видов действий формализуется в строгую совокупность этапов. Они характерны и обязательны для всех циклов управления независимо от их важности, масштабности и продолжительности.

Полный цикл управления включает следующие этапы:

· выявление проблемы.

(Проблема - это противоречия, возникающие между запланированным и фактическим состоянием функ­ционирующей системы управления);

· сбор и обработка информации.

(Информация - сведения об изменении состояния системы, об явлениях и процессах, вызывающих возникно­вение определенной проблемы и снижающих уровень неопределенности наших знаний о данной системе. Информация выступает в процессе управления в качестве сырья и конечного продукта переработки сведений, сооб­щений и данных);

· постановка цели;

· выработка и принятие управленческих решений.

(Решение в процессе управления представляет собой развернутый во времени логико-мыслительный, эмоционально-психологический, организаци­онно-правовой акт, выполняемый руководителем в пределах своих полномочий единолично или коллегиально (с привлечением специалистов). Решение выступает в качестве продукта деятельности орга­нов управления и носит творческий характер);

· реализация решений (их выполнение);

· контроль за реализацией;

· координация за выполнением управленческого решения.

Центральное звено, как в цикле управления, так и в процессе управления в целом, - это управленческое решение . Оно является глав­ным средством целенаправленного воздействия, на основе которого создаются предпосылки для эффективного функционирования систе­мы управления.

Обобщая выше сказанное, можно сказать, чтоси­стемами управления называются системы, в которых протекают процессы управления.

С.Л. Оптнер считает управление целью обратной связи. «Обратная связь «воздействует» на систему. Воздействие есть средство изменения существую­щего состояния системы путем возбуждения силы, позволяющей это сделать [Оптнер С.Л. Системный анализ для решения деловых и промышленных проблем: Пер. с англ. –М.: Советское радио, 1969.].

Действия обратной связи могут превзойти действия существующего входа системы в зависимости от места, времени, формы, интенсивности, содержа­нии и длительности воздействия. Тот, кто решает проблему, должен вмешиваться в существующее состояние (ситуацию), чтобы выполнить свою цель.

При всем многообразии форм воздействия их можно разделить на два класса:

1) воздействия - изменения , приводящие к деградации, разрушению системы , уменьшению степени ее организованности , и

2) воздействия - изменения , соответствующие развитию системы, увеличению степени организованности.

Э.А. Смирнов считает, что «процесс организации отражает количественные и качественные изменения объекта управления на всех его фазах, этапах и стадиях. Если изменений нет, то нет и самого процесса» [Смирнов Э.А. Основы теории организации: Учебное пособие. –М.: Юнити, 1998.].

Следовательно, специалист или руководитель, разрабатывающий ре­шение, должен позаботиться о рациональном наборе воздействий, чтобы добиться устойчивого процесса и достигнуть поставленной цели.

Понятиесистемы управления впервые было введено в теории автоматического управления. Так, в сборнике рекомендуемых терминов по теории управления, система управления определена как «система, состоящая из управляющего объекта и объекта управления» [Теория управления. Терминология: Сборник рекомендуемых терминов. Вып. 107. –М.: Наука, 1988.]. Например, автомо­биль и водитель, самолет и его автопилот, командир и подразделение и т.д.

Система управления как объект ис­следования обладает следующими признаками :

Состоит из множества (по крайней мере двух) элементов, распо­ложенных иерархически;

Элементы систем (подсистемы) взаимосвязаны посредством прямых и обратных связей;

Система - это единое и неразрывное целое, являющееся целостной системой для нижестоящих иерархических уровней, имеются фиксированные связи системы с внешней средой.

Система управления организацией представляет собой множество взаимосвязанных элементов (звеньев), составляющих единое целое, реализующих процесс управления для достижения поставленных целей. Взаимосвязь элементов системы управления отражена на рис. 2.4. Дадим определения основных элементов.

Концепции управления - научные модели менеджмента (идеи, школы, уче­ния, парадигмы), используемые для построения системы управления организа­цией. В XX столетии было разработано значительное количество научных кон­цепций управления, наиболее значительными из которых являются:

· научное управление трудом и классическая административная школа (10-30-е годы);

· школы человеческих отношений и поведенческих наук (30-50-е годы);

· теория принятия решений и количественный подход (50-60-е годы);

· системный и ситуационный подходы к управлению (50-60-е годы);

· теория стратегий, инноваций и лидерства (70-90-е годы);

· теория устойчивого развития и глобального «менеджмента без границ» (80-90-е годы).

Цель - это идеальное, мысленное предвосхищение результата деятельности человека. Цель является непосредственным мотивом, направляющим и регули­рующим человеческую деятельность. Содержание цели зависит от объективных законов действительности, разных возможностей человека и применяемых средств для достижения цели. Различают стратегические (глобальные) и такти­ческие (локальные) цели.

Критерий достижения цели - количественный показатель, определяющий меру или степень оценки достижения цели по сравнению с другими возможны­ми вариантами (альтернативами). Критерий всегда имеет количественную оцен­ку и направлен, в зависимости от показателя, на минимизацию или максимиза­цию состояния системы.

Миссия (от англ. mission - «видение») - четко выраженная глобальная цель существования организации. В ней обычно декларируется цель и принципы ра­боты организации, определение самых важных отличительных особенностей продукта, отношение к потребителю и конкурентное положение на рынке.

Философия организации - это совокупность внутрифирменных принципов и правил взаимоотношений рабочих и служащих, своеобразная система ценностей и убеждений, воспринимая добровольно или в процессе воспитания всем персо­налом предприятия. Можно сказать проще - это «моральный кодекс поведения на предприятии».

Принципы управления - основные исходные положения теории управления, применение которых позволяет осуществлять эффективное управление и дости­гать результатов с минимальными затратами ресурсов. Принципами управления являются централизация и децентрализация, единоначалие и коллегиальность, отраслевой и территориальный подходы, материальное и моральное стимулиро­вание труда, планомерность и научность, лояльность к работающим, разделение прав и ответственность и т.д.

Закономерности управления - повторяющиеся существенные связи явлений в системе управления, неразрывно связанные с деятельностью персонала и проявляющиеся в виде тенденций, определяющих основную линию развития организации. Закономерности управления включают главные экономические законы возрастания относительных издержек, сокращающейся предельной полезности, падения нормы прибыли, убывающей отдачи и доходности, убывающей произ­водительности труда и капитала и др. Наряду с ними используются специфиче­ские законы менеджмента: оптимальной нормоуправляемости, синергии, само­сохранения, развития и упадка, композиции и пропорциональности и др. Вместе с тем закономерности управления находятся в стадии научного обоснования как специфические законы.

Персонал управления. Термин «персонал» объединяет составные части трудового коллектива предприятия. К персоналу мы относим всех работников, выполняющих производственные или управленческие операции и занятых перера­боткой предметов труда с использованием средств труда.

Информация управления - совокупность сведений (данных, сообщений), устраняющих неопределенность знаний и получателей сообщений, передавае­мых устным, письменным, аудиовизуальным и электронным способом по раз­личным каналам связи и используемых персоналом для выработки управленче­ского решения. В сфере управления наибольшее распространение получили до­кументальные и электронные формы представления информации.

Техника управления представляет собой взаимосвязанный комплекс техни­ческих средств (сбора и регистрации, передачи, ввода, накопления, обработки, вывода, отображения и размножения информации), предназначенный для меха­низации и автоматизации информационных процессов в системе управления производством с целью выработки рациональных решений.

Процесс (технология) управления имеет два самостоятельных значения:

Как наука (раздел менеджмента), которая изучает алгоритмы переработки информации и выработки решений, осуществляемых персоналом с помощью технических средств;

Как технология, представляющая собой целенаправленную последова­тельность операций управления, результатом которых является принятое и реа­лизованное решение. Процесс (технология) управления моделируется с помо­щью сетевого графика процесса управления, оперограмм и органиграмм реше­ния задач и технологических карт процесса управления.

Решение управленческое - акт деятельности менеджера, ведущий к разре­шению проблемы и тем самым определяющий нормальное функционирование или развитие социально-экономической системы; заключительный этап процес­са управления, превращающий его в импульс трудовой деятельности, целена­правленности и согласованности совместных действий людей. Процесс приня­тия решения включает постановку цели, сбор информации, подготовку проектов решения, согласование, принятие решения, исполнение и контроль.

Функции управления - особый вид управленческой деятельности, продукт процесса разделения и специализации труда, представляющие собой часть про­цесса управления, выделенные по определенному признаку. Выделяют основные функции (планирование, организовывание, координирование, мотивирование, учет и контроль) и конкретные (предметные) функции, на­пример, управление персоналом. Обычно выделяются 20-25 конкретных функ­ций управления.

Структура управления. Система управления является важнейшей частью организации и имеет сложную взаимосвязанную структуру. Системный анализ позволяет рассматривать ее как взаимосвязь структур, выделенных по различ­ным признакам.

Методы управления - способы осуществления управленческих воздействий на персонал для достижения целей управления производством. Существуют ад­министративные, экономические, социально-психологические методы , которые различаются способами воздействия на людей.

Административные методы бази­руются на власти, дисциплине и взысканиях и известны в истории как «метод кнута».

Экономические методы основываются на правильном использовании эко­номических законов производства и по способам воздействия известны как «ме­тод пряника».

Социально-психологические методы базируются на способах моти­вации и морального воздействия на людей и известны как «метод убеждения».

Регламенты управления - это совокупность правил, определяющих порядок деятельности государственного органа, предприятия, учреждения и организа­ции. Существующие регламенты организации разделяются по признакам на об­щесистемные (устав, договор учредителей, правила внутреннего трудового рас­порядка и т.д.) и элементные (персонал, информация, техника, процесс и др.) и представляют собой комплекс нормативных документов по регулированию от­дельных направлений деятельности.

Организация труда управления - совокупность научных правил и действий, ведущих к образованию взаимосвязей между частями управленческого труда и его совершенствованию. В 20-х - 60-х годах получила широкое распространение как НОТ. Включает такие компоненты, как организация рабочего места, целевое и индивидуальное планирование, техника личной работы сотрудников и норми­рование труда.

Эффективность управления - один из основных оценочных показателей управления. Различают экономическую эффективность, определяемую посред­ством сопоставления результата (экономии) и затрат на его достижение и соци­альную эффективность, которая позволяет изменить социальный эффект (стиму­лы мотивации, психологический климат, поведение людей, отношение в коллек­тиве и др.). Существуют различные подходы к оценке эффективности, исходя из конечных результатов производства, количества, качества и сложности труда, исследования социально-психологического климата в коллективе.

Изучая систему управления как объект исследова­ния, необходимо выделять требования , предъявляемые к системам управления, по которым можно судить о степени организованности систем. К таким требовани­ям относятся:

детерминированность элементов системы;

динамичность системы;

наличие в системе управляющего параметра;

наличие в системе контролирующего параметра;

наличие в системе каналов (по крайней мере, од­ного) обратной связи.

Соблюдение этих требований должно обеспечивать условия эффективного уровня функционирования орга­нов управления. Рассмотрим подробно эти требования.

В системах управления детерминированность (первый признак организованности системы) проявляется в орга­низации взаимодействия подразделений органов управ­ления, при которой деятельность одного элемента (управления, отдела) сказывается на других элементах системы. Если в организационной структуре управления, например, есть отдел, действия которого не влияют на другие подразделения, то такой отдел не реализует ни одну из целей функционирования организации и являет­ся лишним в системе управления.

Вторым требованием системы управления является ди­намичность, т.е. способность под воздействием внешних и внутренних возмущений оставаться некоторое время в определенном неизмененном качественном состоянии.

Любые воздействия среды оказывают возмущающее действие на систему, стремясь нарушить ее. В самой системе также могут появиться возмущения, которые стремятся разрушить ее «изнутри». Например, в организации нет достаточного количества квалифицированных кадров, отсутствует по разным причинам ряд ответст­венных работников, плохие условия работы и т.д. К внешним возмущениям следует отнести указы выше­стоящих организаций, изменения ситуаций на рынке, экономические и политические факторы.

Под воздействием таких внешних и внутренних возмущений орган управления любого уровня вынуж­ден перестраиваться, приспосабливаться к изменив­шимся условиям.

С целью обеспечения быстрого перестроения систе­мы в условиях изменения среды в системе управления должен быть элемент, фиксирующий факт появления возмущения; система должна обладать минимально до­пустимой инерционностью, чтобы своевременно прини­мать управленческие решения, в системе управления должен быть элемент, фиксирующий факт упорядочениясостояния системы в соответствии с изменившимися условиями. В соответствии с этими требованиями в структуре управления предприятием должен быть отдел совершенствования структуры управления.

Под управляющим параметром в системе управления следует понимать такой ее параметр (элемент), посред­ством которого можно управлять деятельностью всей системы и ее отдельными элементами. Таким парамет­ром (элементом) в социально управляемой системе яв­ляется руководитель подразделения данного уровня. Он отвечает за деятельность подчиненного ему подраз­деления, воспринимает управляющие сигналы руково­дства организации, организует их выполнение, несет ответственность за выполнение всех управленческих решений.

При этом руководитель должен обладать необходи­мой компетенцией , а условия работы - позволять вы­полнить данное поручение. Следовательно, условие на­личия управляющего параметра можно считать выпол­ненным, если внешнюю информацию воспринимает ру­ководитель организации, который организует работу по выполнению поручения, распределяет задания в соответствии с должностными инструкциями при наличии ус­ловий, необходимых для выполнения поручений.

Несоблюдение данного (третьего) требования, т.е. наличия управляющего параметра, приводит к принятию субъек­тивных управленческих решений и так называемому во­левому стилю руководства. Это требует четкой организа­ционной структуры и распределения обязанностей меж­ду руководителями подразделений, наличия должност­ных инструкций и прочих документов, регламентирую­щих их деятельность.

Следующим, четвертым требованием, предъявленным к системам управления, следует назвать наличие в ней контролирующего параметра , т.е. такого элемента, кото­рый постоянно контролировал бы состояние субъекта управления, не оказывая при этом на него (или на лю­бой элемент системы) управляющего воздействия.

Контроль субъекта управления предполагает курирование обработки любого управляющего сигнала, подан­ного на вход данной системы. Функцию контролирую­щего параметра в системе управления, как правило, реа­лизует один из сотрудников аппарата управления. На­пример, подготовку плана важнейших работ курирует главный специалист по экономике. На уровне министер­ства такие функции осуществляют кураторы по опреде­ленным проблемам в управлениях. Любые управленче­ские решения в системе управления должны проходить только через элемент выполняющий функции контро­лирующего параметра.

Наличие прямых и обратных связей (пятое требо­вание) в системе обеспечивается четкой регламентаци­ей деятельности аппарата управления по приему и пе­редаче информации при подготовке управленческих решений.

Развитие системных понятий и их использование в управлении свя­заны с созданием кибернетики как науки об управлении, о связи и пе­реработке информации (1950-х гг.). Кибернетика, как утверждал А. Берг, открывает единство процессов управления, где бы они ни происходи­ли, ибо все они характеризуются точной количественной мерой - уменьшением энтропии. Как только исследуемый объект отображает­ся в виде упорядоченного множества элементов или подсистем, свя­занных между собой потоками информации, говорят, что объект пред­ставлен в виде кибернетической системы. Вообще говоря, кибернетическая система представляет собой абстракцию сложной си­стемы под информационным углом зрения, и эта абстракция служит основным средством изучения систем управления.

Созданные на основе принципов кибернетики типы систем управ­ления выступают основополагающими образами, которые по аналогии с архетипами управления поведением, введенными П. Сенге [Сенге П.М. Пятая дисциплина: искусство и практика самообучающейся организации: пер. с англ. М.: Олимп-Бизнес, 1999.] в теорию управления, можно считать архетипами систем управ­ления.

Под архетипом понимают высшую ступень абстракции в типизации систем, благодаря которой системе придается определен­ный статус, характеризующий уровень развития знаний и умений в сфере управления. Архетип отражает принцип и контур управления по­средством информационных потоков и является «визитной карточкой» системы управления.

По мнению Фрейдиной Е.В. на основе таких принципов управления как «черный ящик», обратная связь, взаимодействие системы с внешней средой можно выделить основные архетипы систем управления начиная от простейшей модели «жесткого» управления и заканчивая моделью рефлексивного управления [Фрейдина Е.В. Исследование систем управления: учеб. пособие / под ред. Ю.В.Гусева.- М.: Изд-во «Омега-Л», 2008.].

Архетип I - система с разомкнутым контуром управления, или си­стема управления только с прямой связью. Такие системы реализуют заложенный в них алгоритм управления, «не инте­ресуясь» реакцией на результаты труда.

Механизм входа осуществ­ляет управление входными потоками согласно нормам, стандартам и правилам, механизм выхода - мониторинг и контроль выходных потоков. Кон­струкцию архетипа разомкнутой системы автор назвала архетипом «жесткого» управления.

Архетип II - система управления с замкнутым контуром управле­ния, образуемым посредством обратной связи (см. рис. 2.4.).

Здесь механизм входа реализует и алгоритм «жесткого» управления, и алгоритм корректиру­ющих действий, определяемых «силой» обратной связи, зависящей от меры несоответствия полученных результатов ожидаемым (плановым) и установленной механизмом выхода.

Механизм выхода выполняет функцию контроля и корректирования текущей ситуации в системе. Следу­ет отметить, что источник обратной связи - это множество парамет­ров, наблюдаемых (измеряемых) на выходе системыв каждый элементарный период, характеризующий текущее состояние системы. В практической деятельности несоответствия разделяют на существенные и несущественные и разрабатывают алгоритмы управления по отклонениям , использующие целевую функцию минимизации от­клонений.

Архетип III -система управления с адаптацией (архетип адаптивного управления). Осо­бенность архетипа - это образование в системе с замкнутым конту­ром управления дополнительного механизма адаптации, основ­ное назначение которогосвязано с выбором способа управления из множества допустимых вариантов управления, способствующих при­ближению системы к планируемой траектории функционирования. Наличие механизма адаптации объясняется следующим.

Во-первых, интенсивность принятия решений по адапта­ции значительно меньше, чем по управлению отклонениями.

Во-вто­рых, сложная система представляет собой композицию из локальных подсистем, и механизм адаптации работает в режиме «переключения» по этим подсистемам. Например, подключаем склад готовой продукции для ее поставки потребителям, вводим в работу резервное оборудова­ние, выходим с продукцией на новый рынок и т.д.

Архетип IV - система управления, реализующая алгоритм опти­мального управления, создаваемый на основе системы знаний. Такой класс систем управления автор назвала архетипом оптимального управления .

По определению, данному ака­демиком Д.А. Поспеловым, подобные конструкции называются мо­дельными системами управления . По аналогии с предыдущим архетипом получаем систему управления с замкнутым контуром, в которой к существующим механизмам выхода и адаптациидобавляется подсистема знаний , содержащая модель­ное и алгоритмическое представление знаний об объекте, используе­мых в алгоритме управления. Информация в новом механизме непрерывно обновляется, уточняется и пополняется, т.е. ведется управление сис­темой знаний по всем законам теории информации.

Архетип V - рефлексивные системы управления, обладающие основополагающими знаниями об объекте и управлении этим объектом (архетип рефлексивного управления).

Этот класс систем характеризуется вводом специального элемента, интерпретатора для перестройки и самоорганизации моделей и алгоритмов знаний, основная задача которого заключается в распоз­навании воздействий внешней среды и подготовке ответной реакции объекта управления.

Такие действия осуществляются с помощью специ­альных процедур, реализуемых в интерпретаторе, таких как выделение причинно-следственных цепочек, обнаружение закономерностей, иден­тификация факторов и т.п. Кроме того, в интерпретаторе реализуются и специальные вычислительные процедуры , позволяющие строить статис­тические модели с целью их использования в подсистеме знаний.

В рефлексивных системах механизм входапоглощает механизм адаптации,а источником нетрадиционных, новых знаний выступает комплекс подсистемы знаний, механизма адаптации и нового элемента - интерпретатора. Системы управления этого архетипа - наукоемкие и служащие обра­зами современного управления сложными системами.

Разработанные на основе принципов кибернетики и теории автоматического управления архетипы являются главными показателями, по которым можно судить о потенциальном качестве управления.

Сегодня практически каждый специалист должен обладать навыками менеджера. Современные темпы не позволяют нам расслабляться ни на минутку – ни в личной жизни, ни, тем более, на работе. Так в чем же таится секрет управления? Структура этой науки довольно проста, но иногда абстрактные понятия поставят в тупик даже высококлассного профессионала.

Разберемся с одним из основополагающих элементов менеджмента – организационной структурой. Ведь от того, как построена цепочка передачи информации, во многом зависит успех всего предприятия.

Что такое структура организации

Возможность достижения поставленных целей и эффективность взаимодействия с окружающей средой в большой степени зависят от иерархии подчинения, которой придерживаются в конкретной организации. Другими словами, структура управления – одна из важнейших составляющих успеха предприятия.

Что же мы подразумеваем, говоря об этом? Во-первых, упорядоченность взаимосвязанных подразделений фирмы. Во-вторых, ориентацию на решение поставленных задач. К сожалению, этого добиться иногда очень сложно в силу того, что нестабильность внешней среды требует гибкости от предприятия. А структура управления подразумевает довольно тесные и жесткие рамки.

Поэтому современному руководителю приходится искать компромисс между тоталитаризмом и демократией в управлении. Поскольку рациональные методы довольно стабильны, просты и понятны, они не требуют гениальности от сотрудников, занимающих те или иные должности. С другой стороны, гибкость новаторского управления дает возможность качественнее реагировать на динамику макросреды.

Связи подразделений организации

Все более усложняющиеся экономические взаимосвязи требуют создания новых принципов построения систем управления, которые позволят раскрыть потенциал каждого сотрудника и направить его способности на достижение общих целей. Именно поэтому вопросы реорганизации предприятий становятся все популярнее.

Структура управления как категория менеджмента представляет собой некий каркас системы. Она отражает взаимоотношения субъектов и объектов руководства. Связи в организации строятся не только по принципу вертикали. Порой гораздо важнее оказываются горизонтальные возможности получения информации теми или иными подразделениями, поскольку в этом случае минимизируется время на передачу сообщения и получение ответа.

Вертикальные связи – это степень и уровень подчинения, а горизонтальные – согласование действий сотрудников разных отделов, их прямое общение.

Разделение труда

Взаимодействие подразделений может носить линейный или функциональный характер. Линейная структура системы управления предполагает, что потоки информации сходятся к управляющим, которые единолично отвечают если не за деятельность всей компании, то за свое подразделение. Функциональные связи объединяют сотрудников в подсистемы по принципу общности выполняемых операций.

Разнообразие трудовой деятельности вносит коррективы в организацию каждого конкретного предприятия. И все же специалисты в области менеджмента выделяют некоторые общие черты, свойственные всем фирмам. Прежде всего, это касается разделения труда на простые операции и определения степени ответственности каждого сотрудника.

От уникальности предприятия к типичности организации

Горизонтальная структура системы управления появляется в результате выделения всех специфических задач. Для достижения конкретных целей эту работу кто-то должен корректировать, значит, появляется вертикаль управления. Собственно, когда руководство отделяется от самой деятельности, возникает иерархия подчинения (разделение труда).

Выполнение своих обязанностей, в принципе, возможно в любой организационной форме. Важно, чтобы эта форма наилучшим образом подходила к содержанию и методам деятельности компании.

В жизни структура управления принимает вид нескольких вполне определенных систем взаимосвязей. При всем разнообразии операций можно по пальцам пересчитать действительно важные отличительные закономерности.

Линейное управление

Линейная структура управления построена таким образом, что каждый менеджер корректирует все виды деятельности своих подчиненных. Главные достоинства такой организации – простота и единоначалие. А вот недостаток ее заключается в том, что руководитель должен быть иллюстрацией к поговорке «и швец, и жнец, и на дуде игрец…». Узкая специализация современного бизнеса практически не оставила места таким управляющим и, соответственно, такой организационной структуре.

Функциональные подразделения – залог эффективной работы

Функциональная структура управления характеризуется созданием отделов, которые специализируются на выполнении четко ограниченных задач и обязанностей. Чаще всего разделение происходит по направлениям деятельности фирмы (производство, маркетинг, сбыт и т.п.).

Преимуществами такого руководства является узкая специализация, уменьшение дублирования операций и потребления ресурсов, оперативное реагирование руководства на любые изменения. Но при этом есть и недостатки: заинтересованность в собственном успехе может разбалансировать деятельность всего предприятия.

При необходимости внутри каждого подразделения используется линейная подчиненность. Такая модель нередка в современной системе. Функционально-линейная структура управления применяется для того, чтобы избежать усложнений коммуникативных процессов в относительно стабильных внешних условиях при небольшой номенклатуре производства и преобладании стандартных управленческих проблем.

Международные корпорации

Глобализация экономических взаимоотношений требует перестройки не только от западных компаний. Функциональная структура управления модернизируется, выделяются крупные производственные подразделения, которые вполне могут существовать автономно. Такие хозяйствующие субъекты называются дивизионами.

Организационно структура управления позволяет концентрироваться на продукте, целевом потребителе или отдельном регионе. За счет этого предприятие легче реагирует на динамику внешней среды. Еще одним плюсом данной системы является упрощение и облегчение коммуникаций. Но не обошлось и без «ложки дегтя»: дублирование некоторых функций и даже простых операций ведет к удорожанию конечного продукта на рынке.

Подстроиться под условия макросреды

Регламентировать и загнать в общие рамки все производственные операции становится сложнее. Неопределенность внешних факторов и темпы их развития требуют применения адаптивных структур. С их помощью можно создавать временные подразделения, нацеленные на решение задачи в существующих условиях макросреды.

Зарубежные компании еще в конце 80-х годов XX века разработали модели, получившие названия "матричная" и "проектная структура управления предприятием". Они характерны формированием временного руководства на местах при осуществлении важнейших общих вопросов менеджмента в главных офисах корпораций.

Временные рабочие группы

Суть проекта заключается в том, что в одну группу набираются наиболее квалифицированные для выполнения поставленной задачи сотрудники разных сфер жизни. После выполнения работ такая организация распускается, а каждый исполнитель оказывается свободным для поиска новых проектов. Примером такой компании может выступать театральная труппа, созданная для постановки антрепризы.

Матричная структура управления организацией, в отличие от проектной, привлекает сотрудников одной компании для реализации намеченного. Главным недостатком такой системы оказалось одновременное подчинение исполнителей двум начальникам: с одной стороны, есть руководитель временного проекта, а с другой – начальник функционального подразделения, в котором постоянно числится конкретный сотрудник. Несмотря на это, матричная структура позволяет более гибко подходить к вопросам решения текущих задач.

Как провести модернизацию

И снова о глобализации мирового производства. В современных условиях, когда стратегии фирмы направлены на диверсификацию производства, расширение производственно-хозяйственных операций, проникновение на международные рынки, необходимо, чтобы структура управления организацией была гибкой и относительно простой.

Увеличение количества филиалов, например, ведет не только к повышению административных затрат, но и к удлинению каналов коммуникации. Такие компании практически обречены в сравнении с фирмами, руководство которыми осуществляется из одного центра. Однако от структурной дифференциации никуда не денешься. Специалисты в области консалтинга рекомендуют выделить следующие параметры перестройки системы:

• четко определить сферу ответственности каждого автономного подразделения с целью разгрузки центральных органов управления корпорацией;
• перейти к использованию количественных параметров контроля деятельности подразделений;
• улучшить мотивацию сотрудников фирмы.

Структура управления предприятием находится в существенной зависимости от состояния внешней среды. Поэтому специалисты рекомендуют не использовать шаблоны при построении собственных систем, а искать оптимальные решения в каждом конкретном случае.

На что обращать внимание при создании организационной системы

Для построения системы очень важно изучить характеристики внешней среды. Необходимо четко определить факторы прямого воздействия и полноценно описать те, которые оказывают опосредованное влияние. Что же касается внутренних взаимосвязей фирмы, то здесь следует корректно разделить объекты и субъекты управления.

Важнейшее значение для формирования системы имеют цели, принципы и методы выполнения работ. Организационная структура управления предприятием существенно зависит от характеристик и требований рынка.

Особое значение приобретает необходимость разделить деятельность не по горизонтали, а по вертикали. Именно это формирует сложность взаимоотношений и определяет степень ответственности каждого сотрудника.

К факторам опосредованного воздействия чаще всего относят технологию, персонал и оборудование. Эти параметры влияют лишь организационно – структура управления не меняет сути, но может быть модифицирована в силу уникальности одного из них.

Скольких людей дать в подчинение

Важнейшим фактором, который оказывает влияние на вид организации, оказывается норма управляемости. От нее зависит и численность сотрудников в каждом отделе, и число подразделений, и количество уровней управления. Начиная с детских садов, где для каждого возраста определено количество малышей на одного воспитателя, и заканчивая спортивными соревнованиями, на которых каждой стране выделена квота числа участников, мы на протяжении всей жизни заняты подсчетом нормы управляемости. Раздутый штат, равно как и неукомплектованность персонала, приводит к сбоям в работе всей системы. Именно на таких нормах количества населения на одного инспектора строится структура государственного управления.

Приходится признать, что решение, казалось бы, элементарной задачи распределения работ по уровням и степени ответственности зависит от комбинации множества факторов. Это цели и объем работ, наличие информационных технологий и степень коммуникативности каждого сотрудника, личность руководителя и т.д. В итоге приходит понимание, что умение сформировать действующую и эффективную организационную структуру – это искусство.

Управление персоналом - это один из самых сложных элементов регулирования в организации. Ведь сотрудники имеют свой потенциал, свои интересы, эмоции, умение самостоятельно принимать решения или критиковать приказы руководства. Поэтому невозможно предугадать реакцию на применение

Чтобы существование организации было длительным и поставленные перед ней цели достилались, необходимо создать правильную систему управления.

Система - это упорядоченность всех составляющих и объединение их в единое целое для достижения общей цели. Другими словами, это упорядоченность и подчиненность главной задаче.

Управление включает в себя функции: планирование, мотивацию, организацию и контроль. С их помощью и достигается выполнение поставленных задач.

Системы управления - это упорядоченные процессы планирования, организации, мотивации, контроля. Они направлены на выполнение задач производства и достижение главной цели существования организации.

Составляющие системы управления

Система управления организацией включает в себя все происходящие процессы, а также все службы, подсистемы, коммуникации предприятия. Коллектив на предприятии можно разделить на две группы. Первая - управляемая, вторая - управляющая.

Рассмотрим их. В управляемую группу входят элементы, которые задействованы в процессе создания материальных и духовных благ или оказания услуг. Это подчиненные. Управляющая группа осуществляет все функции, необходимые для выполнения поставленных перед организацией задач, для этого она должна обладать необходимыми ресурсами: материальными, трудовыми, финансовыми. Она координирует работу всех сотрудников и владеет всеми техническими средствами, например, такими, как связь, техника, также отвечает за работу производства и процесс дальнейшего совершенствования организации.

В зависимости от структуры организации и количества подчиненных, руководителей может быть несколько, при этом они все подчиняются одному главному менеджеру.

Выделяют такие этапы управляющей подсистемы:

• планирование - показывает, какого результата можно достичь;
• регулирование - поддержание оптимального установленного режима работы;
• маркетинг;
• учет;
• контроль.

Системы управления - это системы, объединяющие в себе все указанные составляющие для достижения высшей цели организации.

Субъект и объект

Любая концепция имеет свой субъект и объект. Рассмотрим, какие они у системы управления персоналом.

К объектам относятся:

• работники;
• служащие;
• группы сотрудников;
• трудовой коллектив.

Субъект системы управления представлен различными структурами управленческого персонала.

Виды руководства

Координирование работы в организации может происходить в четырех формах:

• Линейной, когда каждый нижестоящий руководитель подчинен вышестоящему. Их действия согласованы и направлены на выполнение конкретных целей. Чаще используется для низших уровней организации.
• Функциональной. Существует несколько групп органов руководства, при этом каждый отвечает за какой-то конкретный вид деятельности. Например, один - за планирование, другой - за техническую базу. Однако бывают сложности, когда к работникам «спускается» несколько разных задач и требуется их быстрое выполнение. Идеальный вариант существования такой системы - в комплексе с линейной.
• Линейно-штабной. При линейных руководителях создаются штабы. При этом никаких решений они не принимают, а только советуют, направляют сотрудников. Они созданы для уменьшения и распределения обязанностей линейного руководителя.
• Матричной. Управление происходит и по горизонтали, и по вертикали. Такие структуры применяются для управления на стройках, где каждый комплекс разбит на узлы, которые имеют своего руководителя.

Пример структуры координирования на предприятии

Рассмотрим пример системы управления цехом на производстве.

Цех - одно из главных звеньев, отвечающих за функционирование всего производства. Для достижения целей организации необходимо создать правильную систему управления.

В цеху директор назначает начальника и его заместителей, которые должны организовать выполнение полученных от высшего руководителя заданий. При этом руководитель цеха должен сам контролировать отношение персонала к производственным ресурсам. Возможен вариант, когда эта функция поручается специально назначенному работнику. Так, например, контролируются расход сырья, соблюдение правил безопасности и санитарного содержания цеха.

Структура координирования включает в себя наличие бригадиров, которые получают задания от мастера и распределяют его между рабочими. Также они организовывают их выполнение, осуществляют профессиональную помощь, при необходимости помогают мастеру осуществлять контроль.

Управление современным предприятием

В нынешних условиях координирование работы персонала требует особого мастерства от руководителя. К этому приводят нестабильная экономическая ситуация, конкуренция. Поэтому, создавая современные системы управления, менеджер должен знать принципы их построения.

Чтобы предприятие функционировало и развивалось, выпускаемая им продукция должна быть конкурентноспособной. Это во многом зависит от того, какая будет выбрана стратегия управления. Для предприятия она должна быть уникальной - это основной признак успешного существования.

Чтобы компания существовала долго и приносила прибыль, продукция должна выдерживать конкуренцию. Для повышения качества надо:

• Иметь необходимые ресурсы: сырье, материал, комплектующие.
• Совершенствовать производственные линии: обновлять оборудование, добиваясь повышения качества выпускаемой продукции.
• Периодически повышать квалификацию персонала.
• Реализовать выпускаемую продукцию.

Первое, с чего должен начать профессиональный менеджер, - это провести развитие систем управления, сделать анализ предприятия, рассмотреть, каких элементов не хватает для достижения цели, и выяснить, как их достичь. Разрабатывая стратегию развития надо учитывать:

• долговременные цели развития предприятия;
• ресурсы;
• технологии;
• систему управления.

То есть для достижения своих целей предприятию надо обладать всеми необходимыми ресурсами, качественными технологиями, которые будут эти ресурсы обрабатывать, и грамотно построенной системой управления.

При этом стратегия должна быть не монолитной, а уметь видоизменяться в зависимости от внешних и внутренних факторов. И задание системы управления - это контроль и своевременное внесение поправок в стратегические цели организации.

Таким образом, эффективное руководство современным предприятием должно быть мобильным и зависеть от окружающих факторов.

Виды систем управления

Системы менеджмента - это такие области управленческой деятельности, которые связаны с решением конкретных задач, направлены на успешное функционирование предприятия.

Выделяют две основные категории:

• общая - управление компанией в целом;
• функциональная - руководство определенными звеньями компании.

Система управления - это комплексное сотрудничество общего и функционального видов для достижения поставленных целей.

Существует несколько форм систем управления, рассмотрим некоторые из них:

• стратегическое планирование;
• управление: менеджерами компании, служащими, внутренней и внешней коммуникацией, производством;
• консультирование.

При таких видах руководства перед предприятием сначала ставятся стратегические цели, для достижения которых надо уметь координировать работу менеджеров. Это позволяет добиться усовершенствования структуры управления. Координация работы служащих позволяет направить их деятельность в правильное русло. При этом существует взаимодействие компании с внешней средой: поставщиками, клиентами, работниками.

Виды систем управления также определяются объектами управления и различаются по содержанию. Например, по содержанию можно выделить такие:

• нормативный;
• стратегический;
• оперативный.

Каждым из этих видов управления решаются только ему свойственные задания.

Системе координирования надо совмещать все положительные моменты, с которыми будет легче развиваться организации. Тогда поставленная стратегическая цель будет достигнута.

Проектирование систем управления происходит с учетом демократического централизма, гармоничного сочетания единоначалия и коллегиальности, ответственности, творческого потенциала сотрудников.

Принципы построения руководства

Создание систем управления должно опираться на такие основные принципы:

• оптимальное разделение структуры организации на отдельные элементы;
• иерархичное строение с правильным распределением полномочий;
• органичная взаимосвязь всех уровней организации;
• расположение целей в порядке важности;
• согласованность звеньев структуры при выполнении поставленных задач;
• оперативность принятия управленческих решений, если возникает такая необходимость;
• все этапы жизненных циклов продукции, иерархичность структуры, различные мероприятия по управлению должны существовать в комплексе;
• систематичность - все работы по управлению выполняются постоянно и действуют длительный срок;
• нужно перенимать опыт успешных производств зарубежных компаний;
• следует использовать в системе управления зарекомендовавшие себя научные методы;
• автономность подсистем;
• экономические функции - при проектировании закладывать снижение затрат на управление;
• перспективность развития;
• обсуждение управленческих решений и выбор лучшего;
• устойчивость и способность выживать в условиях конкурентности;
• создать комфортные условия труда, чтобы сотрудники могли полностью выкладываться на работе;
• правильно распределять трудовые затраты на выполнение конкретных задач производства;
• приспособляемость системы организации к внешним и внутренним изменениям;
• замкнутость управленческого процесса.

Выполнение принятого решения должно пройти все стадии: планирование, организация, координация, контроль.

Важно: управленческое решение должно быть внятным и доходчивым, необходимо проконтролировать, что служащий понял его правильно. Это избавит работника от лишних движений и направит весь его потенциал на выполнение конкретной задачи.

Рассмотрим системы и технологии управления.

Технологии руководства персоналом

Технология управления - это инструмент, с помощью которого происходит руководство персоналом. К ним относятся средства, цели, способы, с помощью которых происходит воздействие на сотрудников с цель направления их к выполнению необходимых заданий.

Системы и занимаются:

• организацией ;
• оценкой квалификации сотрудников;
• их обучением;
• продвижением по карьерной лестнице;
• управлением и разрешением конфликтных ситуаций;
• социальным развитием персонала;
• управлением безопасностью персонала.

Использование этих принципов зависит также и от формы собственности предприятия, стиля деятельности.

Разработка систем управления проводится с учетом профессионализма и компетентности специалистов, которые работают в сфере кадрового менеджмента.

Функции менеджера

Чтобы внедрение прошло легко и было принято сотрудниками, управляющий должен выполнять такие основные функции:

• Планирование.

Менеджер непрерывно планирует решения, которые необходимы для достижения главной цели предприятия. При изменении цели решения тоже должны своевременно меняться. Планирование направляет развитие организации в нужном направлении и прогнозирует задачи, которые необходимо выполнить сотрудникам.

• Организация.

Для лучшего достижения поставленных перед компанией целей, планов, работа коллектива происходит организованно, при этом она правильно распределена по вертикали и горизонтали. Каждый занимается решением конкретно своих задач, сотрудничая с остальными работниками.

• Мотивация.

Для стимулирования рабочих к лучшему выполнению своих обязанностей менеджеры используют мотивацию. Она может быть двух видов: внешняя и внутренняя (психологическая).

Внешняя - включает в себя получение материальных благ: премий, бонусов, а психологическая - моральное поощрение, улучшение рабочего места, отношений в коллективе.

• Контроль.

Чтобы выполнение задач происходило качественно, непосредственный руководитель должен осуществлять наблюдение.

Контроль включает в себя:

• отслеживание запланированного;
• проверка промежуточных результатов;
• сравнение полученных результатов с запланированными;
• корректировка обнаруженных несовпадений и отклонений от прогнозируемых.

Действие этих четырех функций должно осуществляться в комплексе.

Заключение

Таким образом, системы управления - это упорядоченность основных принципов построения, функционирования и контроля развития организации. Делается это с целью выполнения поставленных перед компанией задач. Проектирование и внедрение систем управления имеют большое значение в успешном развитии предприятия. Без правильно построенного руководства существование и развитие предприятия будет невозможным.

В этом материале рассмотрим некоторые вопросы из теории систем и системного анализа, а именно - что такое управление, что такое система управления, классифкация систем управления

Что такое управление и система управления?

Управление - это воздействие на какую-то систему с целью достижения желаемых изменений в ее состоянии или поведении.
Всякое управление предполагает наличие цели, т.е. модели желаемых изменений. Система, на которую оказываются целенаправленные воздействия, называется управляемой или - объектом управления. Носителем цели управления является субъект управления.

Обобщенная схема системы управления показана на рис. 1.4. Такую систему еще называют системой с управлением. В ней выделяется две подсистемы: та, которая управляет - управляющая система и та, которой управляют - управляемая система. Для обозначения управляемой системы чаще используется термин «объект управления».

Система, в которой есть эти две части, т.е. есть само управление называется "система управления " или системой с управлением. Часто на практике используют более узкое толкование - система управления воспринимается как именно управляющая система.

Рис. 1.4. Обобщенная структура системы управления (с обратной связью)

На рис.1.4. используются следующие обозначения: УС - управляющая система; СУ - субъект управления (говорят также «управляющий орган»); ИМ - исполнительный механизм (исполняющий орган); ОУ - объект управления (управляемая система); U - прямая управляющая связь для передачи управляющих воздействий (УВ); Iос - обратная информационная связь.

Этапы процесса управления

В общих чертах процесс управления с обратной связью можно представить следующими основными этапами:
- сбор и анализ информации, необходимой для управления;

Выбор УВ (принятие решения о целесообразном управляющем воздействии);

Реализация решения - выработка и применение к ОУ управляющих воздействий;

Контроль за состоянием и реакцией ОУ (по существу, этот этап есть циклический переход к первому этапу сбора и анализа информации).

В технических устройствах возможна схема управления без обратной связи (разомкнутое управление). В этом случае управление реализуется по заранее заданному алгоритму без анализа состояния ОУ, т.е. считается, что ОУ реагирует на управляющие воздействия однозначным образом - так, как задумано в программе управления. Примеры систем с разомкнутым управлением:
- устройства запуска или остановки (например, запуск телевизора по таймеру);
- станки с программным управлением обработкой деталей;
- автоматические конвейеры и т.п.

Отметим, что показанные на рис. 1.4 элементы «цель» и « ресурсы» имеют принципиальное значение для управления. Наличие цели является необходимым по определению понятия "управление". Остается уточнить, что в системе управления цель может быть сформулирована по-разному:

Достичь определенного состояния на объекте управления, т.е. перевести объект управления в целевое состояние;

Поддержать объект управления в заданном состоянии. В соответствии с такой целью, например, работают различные технические регуляторы (автоматическая регулировка частоты или громкости в радиоприемниках, регулировка температуры в системах климат-контроля и др.);

Минимизировать затраты системы управления при достижении целевого или при поддержании заданного состояния.

Имеющиеся в распоряжении УС ресурсы определяют ее возможности при выборе стратегии управления. Кроме собственно ресурсов на выбор УВ влияют и иные ограничения, характерные для данной системы управления. Так, при управлении в организационно-экономической системе такие ограничения могут порождаться нормативно-технической документацией, законами, отраслевыми или корпоративными стандартами, нормами и правилами поведения и др.

Аксиомы управления

На основании проведенного исследования обобщенной схемы системы управления можно сформулировать несколько условий, которые в литературе известны как аксиомы теории управления. Выполнение этих условий предполагается обязательным при создании системы управления.

Аксиома управления 1 . Наличие наблюдаемости объекта управления, т.е. возможность получения информации о состоянии объекта управления, его реакциях на внешнюю среду и УВ.

Аксиома управления 2. Наличие управляемости ОУ, т.е. способность ОУ переходить в требуемое состояние под воздействием УВ.

Аксиома управления 3 . Наличие цели управления и достижимость цели, т.е. наличие цели управления, обозначенной через некоторый набор показателей, желаемых свойств ОУ

Аксиома управления 4. Наличие выбора управляющих воздействий (аксиома свободы выбора). Необходимый объем множества УВ зависит от самой цели управления и сложности объекта.

Существует известный принцип необходимого разнообразия Эшби, который применительно к системам управления формулируется так: «Разнообразие управляющей системы должно быть не меньше, чем разнообразие объекта управления».

Это означает, что в идеале на каждое возможное состояние объекта управления в системе должно быть предусмотрено как минимум одно воздействие, приводящее ОУ в желаемое состояние.

Аксиома управления 5. Наличие критерия эффективности управления, т.е. наличие способа оценить степень достижения цели (подробнее о критериях см. в гл. 2)

Аксиома управления 6. Наличие ресурсов управления, т.е. возможность реализовать выбранные УВ при имеющихся ресурсах и заданных ограничениях.

Классификация систем управления

В зависимости от степени участия человека в процессе управления различают следующие виды систем управления.

1. Системы ручного управления . В этих системах человек выполняет все функции управления. При этом не исключается применение механизмов для реализации управляющих воздействий, каких либо инструментов для сбора информации (например, измерения параметров ОУ).

2. Системы автоматического управления (САУ). В этих системах управляющая часть - УС не содержит в себе человека, выработка управляющих воздействия выполняется автоматически на основе запрограммированных алгоритмов поведения системы. Человек присутствует на этапе создания алгоритмов и программ, которые и отражают в себе цель управления.

Первыми автоматическими системами управления были автоматические регуляторы температуры паровых котлов на паровозах, которые отслеживали значение контролируемых параметров и вносили поправку при отклонении их от заданной величины. Характерными и достаточно сложными примерами современных САУ являются автоматические системы управления полетами, применяемые в гражданской или военной авиации.

Однако, несмотря на сложность взаимосвязей с различными бортовыми и наземными системами, здесь в основном также используется принцип работы регулятора - задается и отслеживается выполнение программы полета воздушного судна. Перспективы развития САУ связаны с использованием в них методов искусственного интеллекта, позволяющих осуществлять автоматическое управление в сложных, изменяющихся условиях, при недостатке или неточности имеющейся информации, подстраиваясь под особенности окружающей среды и объекта управления.

3. Автоматизированные системы управления (АСУ). В АСУ человек остается главным действующим лицом процесса управления. Можно выделить два основных канала автоматизации, в которых ряд функций от человека передается ЭВМ:

Информационный канал (автоматизация сбора, представления, анализа информации);

Управляющий канал (автоматизация генерации, передачи и применения управляющих воздействий).

Широкое применение автоматизированные системы управления находят в управлении организационно-экономическими системами (предприятиями), где процессы управления отличаются значительной сложностью и связаны с большими объемами используемой информации. Такие АСУ сами отличаются сложностью структуры и наличием большого числа подсистем, выполняющих различные функции. К числу подсистем комплексной АСУ предприятием относятся системы поддержки принятия решений (СППР). Эти системы предназначены для автоматизации наименее формализуемого и наиболее интеллектуального этапа процесса управления, связанного с принятием решений о необходимых воздействиях на объект управления. Функционирование СППР в зависимости от объема выполняемых функций опирается на методы аналитической и интеллектуальной обработки данных (факторный, корреляционный и другие виды анализа, технологии OLAP, Data Mining), методы экспертных систем, ситуационного управления и др.

Классификация управления по скорости протекания процессов в объекте управления

Изменение состояния объекта управления при управлении может протекать с различными скоростями. Говорят еще о скорости переходных процессов или периоде (времени) переходных процессов Tss. Сам переход из текущего состояния St в целевое Sc в различных объектах управления может происходить по-разному. В сложных объектах переходный процесс может сопровождаться различными трудностями, неожиданными затратами или потерями.

В зависимости от скорости переходных процессов в ОУ различают следующие системы управления :

Системы типа «конечный автомат». В них период смены состояния Tss много меньше, чем период наблюдения T:
Tss << T;

Системы динамические, где Tss = T, т.е. время изменение состояния соизмеримо с временем наблюдения;

Системы статические, где Tss >> T, т.е. изменение состояния происходит за время, значительно превышающее период наблюдения.

Для наблюдателя в технических системах, когда объект изменяет свое состояние в реальном времени, именно динамические системы ассоциируются с понятием управления.

Однако, из приведенной классификации видно, что отнесение объекта управления к тому или иному классу будет зависеть от периода наблюдения.

Это положение имеет принципиальное значение при управлении сложными и, особенно, большими организационно-техническими системами. Оно означает, что оценка управляемости, устойчивости системы, а также оценка эффективности управляющих воздействий может быть произведена только за период наблюдения, адекватный периоду переходных процессов в системе. Такая адекватность может быть достигнута регулярным учетом, накоплением информации в базах данных ЭИС и ее последующим анализом.

По материалам пособия И.Н.Глухих. "Основы теории систем и системный анализ ",
публикуется на сайт с согласия автора.