Учёт трудовых книжек на предприятии. Основные нормы в документообороте

Обязывает работодателя оформить трудовую книжку принятому в штат человеку в случае ее отсутствия. Рассмотрим, может ли работодатель при этом произвести реализацию трудовых книжек сотрудникам и какими проводками необходимо отразить действия по оформлению и выдаче этого важного документа.

Трудовая книжка — товар, иной актив или расход?

Есть несколько вариантов учета формуляров трудовых книжек, например:

• в качестве товара, предназначенного для перепродажи работникам;
• в качестве МПЗ, предназначенных для управленческой деятельности организации;
• в качестве расходов организации.

Организация самостоятельно определяет, какой способ бухгалтерского учета трудовых книжек будет применяться, и утверждает его в учетной политике.

Оценим перечисленные варианты с точки зрения соответствия их законодательным нормам.

Трудовая книжка — расход работодателя

Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (ред. от 25.03.2013) «О трудовых книжках» (вместе с "Порядком обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку") предусматривает выдачу, а не продажу трудовых книжек сотрудникам. Но при увольнении и передаче книжки на руки сотруднику организация берет с него плату в сумме расходов на ее покупку.

Этими же документами определено, что реализацию формуляров трудовых книжек имеют право осуществлять только их изготовитель и специализированные продавцы.

Если следовать логике названных документов, работодатель выступает лишь посредником между специализированным продавцом формуляров трудовых книжек и сотрудниками. Права собственности на трудовые книжки у него не возникает. Следовательно, учесть приобретенные бланки на счете 41 «Товары» нельзя. На этом же основании невозможно учесть бланки на счете 10 «Материалы».

Поэтому Минфин России в рекомендациях аудиторам (Письмо Минфина РФ от 29.01.2008 N 07-05-06/18) предлагает стоимость приобретенных работодателем формуляров трудовых книжек сразу учесть в качестве прочих расходов, а суммы, полученные за бланки от сотрудников при выдаче, - в качестве прочих доходов.

Учет движения бланков строгой отчетности в обязательном порядке должен осуществляться на забалансовом счете.

В таблице 1 показано, как отражаются в этом случае движение и стоимость формуляров трудовых книжек в бухгалтерском учете и соответствующие проводки:

Проводка	Содержание
Дт 006
Дт 91 Кт 60	Стоимость БСО отнесена на расходы работодателя
Дт 19 Кт 60
Кт 006
Дт 73 Кт 91
Дт 91 Кт 68
Дт 50 Кт 73

Трудовая книжка — актив работодателя

Однако если принято решение учитывать бланки как активы, то операции по получению от продавца и обеспечению сотрудников трудовыми книжками в бухгалтерском учете отражаются проводками, отраженными в таблице 2:

Проводка	Содержание
Дт 10(41) Кт 60	Формуляры трудовых книжек учтены в качестве МПЗ
Дт 19 Кт 60	Отражен НДС, предъявленный специализированным продавцом формуляров трудовых книжек
Дт 006	Поступившие формуляры трудовых книжек учтены в качестве БСО
Дт 91(90) Кт 10(41)	Отнесена на расходы стоимость оформленного формуляра трудовой книжки
Дт 91(90) Кт 68	При выдаче увольняющемуся сотруднику трудовой книжки со стоимости формуляра начислен НДС
Кт 006	Списан с учета каждый формуляр трудовой книжки, оформленной сотрудникам
Дт 73 Кт 91(90)	Возмещаемая сотрудником стоимость формуляра трудовой книжки учтена в доходах при увольнении сотрудника и выдаче ему на руки трудовой книжки
Дт 50 Кт 73	Задолженность за формуляр трудовой книжки погашена сотрудником

С целью учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, согласно пункту 40 Правил ведения и хранения трудовых книжек в организациях ведутся:

а) приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;

б) книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Формы указанных книг утверждаются Министерством труда и социального развития Российской Федерации.

Формы указанных книг приведены в Приложениях 2 и 3 к Постановлению Минтруда Российской Федерации от 10 октября 2003 года №69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек».

В приходно-расходную книгу бухгалтер записывает, когда, у кого, в каком количестве, каких серий и номеров, на какую сумму были куплены трудовые книжки и вкладыши. Кроме того, в книге отражается когда, кому (Ф.И.О., должность работника), в каком количестве, каких серий и номеров, на какую сумму были выданы бланки. Рассмотрим на примере порядок заполнения приходно-расходной книги.

Пример 1.

15 июля 2005 года ОАО «Сервис» было приобретено у ЗАО «Разносбыт» 5 трудовых книжек. Цена за бланк - 120 рублей. Продажа бланков трудовых книжек была оформлена накладной №23965 от 15 июля 2005 года. Купленные бланки имеют серию АХ, а номера с 0068435 по 0068440.

В этом же месяце 25 числа ОАО «Сервис» приняло оператором Петрова И.И., который устроился на работу впервые. Приказ от 25 июля 2005 года №35-к. На основании заявки №9 от 25 июля 2005 года кадровику Свиридовой Н.П. была выдана серии АХ за №0068435.

Общая стоимость приобретенных трудовых книжек составила 600 рублей.

Приходно-расходную книгу бухгалтеру необходимо заполнить следующим образом:

				От кого получено или кому отпущено	Основание (наименование документа, № и дата)
						Количество		Сумма (рублей)	Количество		Сумма (рублей)
						Трудовых книжек (серия и номер)	Вкладышей (серия и номер)		Трудо-вых книжек (серия и номер)	Вкла-дышей (серия и номер)
				ЗАО «Разно-сбыт»		5 шт. (серия АХ, номера с 0068435 по 0068440
				Специа-лист отдела кадров Свиридова Н.П.					1 шт. (серия АХ, номер 0068435

Окончание примера.

Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей ведут специалисты отдела кадров. В книге регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные вновь принятым работникам (с указанием серии и номера), а также указывается должность (специальность) работника, наименование места его работы с указание структурного подразделения, номер и дата приказа, на основании которого произведен прием работника, подпись лица, заполнившего трудовую книжку, ее стоимость и прочее.

В книгах все листы в них должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, скреплены сургучной печатью или опломбированы. Такие требования установлено пунктом 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек.

Пример 2.

Воспользуемся условиями примера 1.

В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей специалистом отдела кадров Свиридовой Н.П. были сделаны следующие записи:

Дата приема на работу, заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее

Фами-лия, имя и отчес-тво вла-дель-ца трудо-вой книжки

Серия и номер трудо-вой книжки или вкла-дыша в нее

Должность, профес-сия, спе-циаль-ность ра-ботника, который сдал тру-довую книжку или на которого заполненатрудовая книжка или вкладыш в нее

Наимено-вание места работы (с указанием структур-ного подразде-ления), куда принят работник

Дата и № приказа (распо-ряжения) или иного решения работода-теля, на основании которого произве-ден прием работника

Расписка ответственного лица, принявшее-го или заполнив-шего трудовую книжку

Получе-но за запол-ненные трудо-вые книжки или вкла-дыши в них (рублей)

Дата вы-дачи на руки трудовой книжки при увольне-нии (пре-краще-нии тру-дового догово-ра)

Расписка работни-ка в по-лучении трудовой книжки

Петров Иван Иванович

Оператор

ОАО «Сервис»

Свиридова Н.П.

Окончание примера.

Отсутствие перечисленных книг либо их неправильное оформление является серьезным нарушением, за которое предусмотрена административная ответственность.

В соответствии с пунктом 47 Правил ведения и хранения трудовых книжек, выдавая работнику трудовую книжку, работодатель взимает с него стоимость бланка. Не взимается плата с работника лишь в двух случаях:

При массовой утрате работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций (экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки и другие чрезвычайные обстоятельства). В данном случае выдается дубликат трудовой книжки;

В случае неправильного первичного заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее, а также в случае их порчи не по вине работника стоимость испорченного бланка оплачивается работодателем.

Размер платы за бланк трудовой книжки определяется размером расходов на ее приобретение.

Вопрос о том, происходит ли реализация книжек при взимании платы за нее, спорный. Поэтому существует два способа учета выданных трудовых книжек, рассмотрим их.

Выбор варианта приобретения бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и последующего взимания платы за них с работников остается за работодателем.

При таком способе учета считается, что организация покупает книжки для личных целей работников, а не для себя. Следовательно, работодатель является посредником между продавцом бланков и работником, поэтому бланки книжек не нужно приходовать.

В соответствии с Приказом Минфина Российской Федерации от 31 октября 2000 года №94н «Об утверждении плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и инструкции по его применению» трудовые книжки учитываются на забалансовом счете 006 «Бланки строгой отчетности» (вместе с НДС). «Входной» НДС по трудовым книжкам нельзя принимать к вычету. На стоимость выданного бланка НДС начислять не нужно.

Пример 3.

Организация в феврале приобрела 30 бланков трудовых книжек по 70 рублей за штуку (в том числе НДС - 11 рублей). Общая стоимость бланков - 2100 рублей (в том числе НДС – 320 рублей) – была оплачена в тот же месяц.

В апреле организация принимает на работу специалиста, не имеющего трудового стажа. Поэтому завел для него трудовую книжку, а стоимость бланка по его заявлению удержана из заработной платы.

В бухгалтерском учете организации операции отражаются следующими проводками:

В феврале:

Корреспонденция счетов		Сумма, рублей
Дебет	Кредит
			Оплачены бланки трудовых книжек
			Учтены бланки трудовых книжек
			Учтен НДС по трудовым книжкам
			Принят к вычету НДС по трудовым книжкам
			Учтены за балансом трудовые книжки как бланки строгой отчетности

В апреле:

Корреспонденция счетов

Сумма, рублей

Необходимость в ведении бухучета трудовых книжек не возникает, если работник приносит форму для хранения в кадровом органе. После трудоустройства в документе производится соответствующая запись с последующей регистрацией в журнале учета. При этом действия ограничивается кадровым учетом.

Потребность в бухучете возникает при трудоустройстве работника без стажа или отсутствии места в книжке для внесения текста о приеме на работу или увольнении. При ведении учета производится запись операций, сопровождающих действия:

• Покупку предприятием трудовых книжек.
• Постановку документов на учет.
• Выдачу документа работнику.
• Прием платы, равной стоимости затрат предприятия на покупку.

Выдача нового документа производится после обращения работника к руководителю с заявлением. Согласно ст. 65 ТК РФ организация или ИП обязаны предоставить новый бланк или вкладыш при их отсутствии или утрате работником.

За предоставление трудовой книжки необходимо получить компенсацию затрат. Отказ получателя документа оплатить расходы организации или ИП по покупке формуляра не является основанием для отказа в выдаче. Все действия по покупке, учету, списанию документов сопровождаются бухгалтерскими записями.

Основные нормы в документообороте

На предприятиях трудовые книжки учитываются как бланки строгой отчетности (БСО). Несмотря на распространенность документа в рознице, единственно законным способом приобретения является покупка форм БСО у законных представителей Гознака. Предприятия организовано на базе федерального учреждения, с 2014 года является акционерным обществом. Компания занимается выпуском изделий, отмеченных государственными знаками, включая трудовые книжки.

В документообороте ответственные лица руководствуются Правилами, утвержденными ПП от 16.03.2003 № 225 (далее – Правила). Для осуществления записей используется журнал – приходно-расходная книга по учету бланков и вкладышей.

Порядок ведения книги учета

Руководители предприятий назначают лиц, отвечающих за ведение журнала. Движение документов осуществляется в бухгалтерии компании. При ведении учета применяют порядок, установленный Правилами:

• Листы журнала нумеруются и прошиваются нитью. Табличная часть документа после сшивания должна быть доступна для записи и ее прочтения или ксерокопирования.
• На прошивку устанавливается пломба с указанием стандартного текста о количестве листов, наименовании предприятия и данных о удостоверяющем лице. Запись должна быть заверена подписью директора или лица, замещающего согласно приказу.
• В книгу вносятся записи о движении бланков или вкладышей. Выдача документов производится кадровому сотруднику, отвечающему за ведение трудовых книжек.
• Учет ведется по каждому документу с указанием серии и номера.

По окончании каждого месячного периода ответственное лицо должно предоставить отчет о движении книжек, количества на начало и конец периода, наличия на учете. Дополнительно указывают размер поступивших средств для компенсации затрат предприятия.

Записи в учете при покупке бланков

Учет операций по приобретению трудовых книжек осуществляется с использованием счета 76 при покупке по безналичному расчету. При постановке на учет необходимо иметь накладную, выданную продавцом. Трудовые книжки, приобретенные предприятием, нельзя отнести к категории товара. Основанием является то, что документ не предназначен для дальнейшей перепродажи.

Учет движения бланков преимущественно производится записями по счету 10. Ряд предприятием используют счет 41, что не соответствует позиции об отсутствии признаков товара. При постановке на учет одновременно осуществляется запись по счету 006, предназначенном для учета БСО. Забалансовый учет позволяет иметь информацию о наличии на учете необходимого количества документов.

Назначение операции	Дебет счета	Кредит счета
Произведена оплата за бланки	60 (76)	51
Отражено оприходование бланков	10	60 (76)
Учтен НДС от поставщика	19	60 (76)
Бланки приняты на забалансовый учет	006

В дальнейшем при учете движения бланка и денежных средств в счет оплаты стоимости используется счет 73, к которому открывают субсчет 3 «Расчеты за трудовые книжки».

Выдача бланка работнику без стажа или вкладыша к нему

В связи с переходом права собственности от работодателя сотруднику возникает налоговая база по НДС. Налог, выставленный поставщиком, принимается к вычету. Обязанность по уплате налога не возникает, если предприятие не является плательщиком НДС. Моментом возникновения базы по НДС является день открытия трудовой книжки.

Пример оформления выдачи бланка ⇓

Предприятие ООО «Новость» приняла на работу сотрудника В. без трудового стажа. Стоимость приобретения после учета НДС составила 100 рублей. В учете ООО «Новость» произведены записи:

1. Стоимость оформленного бланка учтена в расходах: Дт 91/2 Кт 10 на сумму 100 рублей;
2. Отражено начисление НДС: Дт 91/2 Кт 68/1 на сумму 18 рублей;
3. Произведено списание бланка на основании справки: Кт 006 на сумму 100 рублей;
4. Стоимость бланка отражена в доходах: Дт 73/3 Кт 91/1 на сумму 118 рублей;
5. Сумма задолженности удержана при начислении заработной платы по заявлению лица: Дт 70 Кт 73/3 на сумму 118 рублей.

Момент учета расходов предприятия определяется при возникновении затрат – приобретении бланков. Сумма платы за полученные бланки учитывается в составе доходов при возникновении задолженности перед предприятием.

Учет поступлений денежных средств

Предприятия должны получить компенсацию стоимости документа – сумму, затраченную на его приобретение. Величина платы не должна превышать стоимости приобретения (без учета НДС). Возможность получения оплаты предусмотрена п. 47 Правил. Несмотря на то, что представление трудовой книжки является обязанностью компании, сумма, внесенная работником в кассу предприятия, может быть рассмотрена как выручка, поступление которой требует использования кассовой техники.

Во избежание спорных вопросов с налоговой инспекцией оптимальным вариантом является удержание суммы при начислении заработной платы работнику. Удержание осуществляется по заявлению лица, направленного на имя руководителя или главного бухгалтера. Без согласия сотрудника удержание не производится.

При отказе работника оплатить сумму, затраченную работодателем на покупку трудовой книжки, стоимость списывается за счет средств предприятия. Сумма отражается в составе прочих расходов предприятия.

Учет книжек, предоставленных без взимания платы

Безвозмездная выдача бланков сотрудникам производится при массовой утрате книжек при хранении на предприятии либо порче документа по вине ответственного лица. Компания в указанных случаях обязана обеспечить бланками трудоустроенным сотрудникам с отсутствием стажа или при отсутствии незаполненных листов бесплатно. Законодательными нормами не установлено ограничение на безвозмездную выдачу трудовых книжек и вкладышей к ним. При оформлении процедуры возникают особенности:

• Для обоснования действий по безвозмездной выдаче формуляров издается приказ.
• Порядок должен быть внесен в локальный акт, например, коллективный договор.
• В расчете базы при подсчете прибыли и единого налога расходы по приобретению безвозмездно отпущенных бланков не участвуют. Стоимость выданной книги облагается НДС, к вычету налог продавца не принимается.

Распространенные ошибки в учете бланков

Несмотря на простоту учета движения бланков в ряде случаев возникают ошибочные позиции.

Неверное положение	Верное положение
Ответственное лицо производит удержание стоимости из заработной платы сотрудника без получения согласия	Безусловное удержание средств из дохода сотрудника производится только в отдельных случаях, определенных законодательством. Плата за предоставление бланков удерживается по заявлению лица
Предприятие использует незаполненную трудовую, принесенную самим работником	Работодатель должен оформлять только трудовые книжки, купленные самим предприятием у официального представителя Гознак. Бланки в розничной продаже предназначены для покупки организацией или ИП

При использовании бланков, приобретенных не у представителей производителя, на предприятие может быть наложен штраф за нарушение трудового законодательства. Сумма административного штрафа установлена для ответственных лиц и ИП от 1 до 5 тысяч рублей, для организаций – от 30 до 50 тысяч рублей.

Вопрос № 1. В какой стоимости учитывается предприятием БСО за балансом?

Оприходование бланков с отражением по счету 10 производится в соответствии со стоимостью, указанной в накладной. При отражении бланков на забалансовом счете 006 учет ведется в условных единицах. Количество места учета зависит от наличия обособленных подразделений. Предприятие самостоятельно производит выбор единицы учета, равную, например, одному рублю.

Л. В. Куревина

Эксперт журнала «Отдел кадров коммерческой организации»

Трудовая книжка действует на территории России с 1939 года. При этом форма ее несколько раз изменялась и в настоящее время применяется трудовая книжка образца 2004 года, форма которой утверждена Правительством РФ. Поскольку бланки трудовых книжек приравниваются к бланкам строгой отчетности, они должны соответственно учитываться и храниться. Аналогичные требования установлены для хранения трудовых книжек работников. В статье напомним, как обеспечить должный учет и хранение трудовых книжек в организации и какие документы в связи с этим оформить.

Бланки трудовых книжек и порядок их приобретения

Начиная разговор об учете и хранении трудовых книжек, обратимся к основному и всем известному документу – Постановлению Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках» , которым утверждены Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (далее – Правила ).

Но прежде скажем несколько слов о приобретении бланков трудовых книжек и вкладышей в них. Формы этих бланков утверждены указанным постановлением Правительства РФ. А образцы трудовой книжки и вкладыша в нее, а также порядок обеспечения работодателей бланками книжек и вкладышей утверждены Приказом Минфина РФ от 22.12.2003 № 117н «О трудовых книжках» .

Напомним, что вкладыш нужен в случаях, когда в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов. Он вшивается в трудовую книжку и оформляется и ведется в том же порядке, что и трудовая книжка. Вкладыш без трудовой книжки недействителен. При выдаче каждого вкладыша в трудовой книжке ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указываются серия и номер вкладыша (п. 38 , 39 Правил ).

Бланки трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку изготавливаются только Объединением государственных предприятий и организаций по производству государственных знаков «ГОЗНАК» Минфина. Бланки имеют определенную степень защиты.

Распространение бланков может осуществляться юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями, отвечающими требованиям, установленным изготовителем, на основании заключенного между ними договора.

Работодатели могут приобретать бланки непосредственно со склада изготовителя или распространителя либо иным способом.

Обратите внимание

В силу ст. 66 ТК РФ работодатель (за исключением работодателей – физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) ведет трудовые книжки на каждого проработавшего у него свыше пяти дней в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной. При этом если трудовой договор заключается с работником впервые (ст. 65 ТК РФ ), на него оформляется новая трудовая книжка.

Если работодатель заводит на работника новую трудовую книжку, расходы на приобретение ее бланка затем взимаются с работника, за исключением случаев:

– массовой утраты трудовых книжек работников по вине работодателя (п.34 Правил );

– порчи трудовых книжек или вкладышей не по вине работника (п.38 Правил ).

Довольно часто возникает вопрос, может ли работник сам купить и принести бланк трудовой книжки. Принимать и вести такую трудовую книжку не стоит, в первую очередь потому, что она может не соответствовать требованиям защиты, а во‑вторых, потому, что работодатель обязан вести четкий учет трудовых книжек с момента их приобретения.

Полномочия по ведению, хранению и учету трудовых книжек

Согласно п. 45 Правил ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя.

При этом работодатель своим приказом назначает ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек. Как правило, это работник кадровой службы. Если же такой службы в организации нет, соответствующие полномочия возлагаются на бухгалтера. Помимо обязанностей по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек, можно предусмотреть обязанность по своевременному приобретению трудовых книжек и вкладышей. В этом же приказе можно назначить лицо, исполняющее данные обязанности на период отсутствия уполномоченного работника. Приведем образец такого приказа.

(ООО «Аметист»)

Приказ

13.08.2014 № 25

г. Новгород

О назначении лица, ответственного за покупку,

ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек

и вкладышей в них

В соответствии с п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225,

ПРИКАЗЫВАЮ:

Назначить ответственной за покупку, ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек и вкладышей в них специалиста отдела кадров Жемчугову Т. Б. с 15.08.2014.

Во время отсутствия Жемчуговой Т. Б. обязанность по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей к ним возлагается на начальника отдела кадров Бирюзову В. М.

Контроль за исполнением приказа возложить на начальника отдела кадров Бирюзову В. М.

Генеральный директор Алмазов С. В. Алмазов

С приказом ознакомлены:

Начальник отдела кадров Бирюзова В. М. Бирюзова

13.08.2014

Специалист отдела кадров Жемчугова Т. Б. Жемчугова

13.08.2014

Обязанность по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей к ним также следует прописать в должностной инструкции работника. При этом помните, что должностная инструкция не может заменить собой приказ о назначении лица, ответственного за покупку, ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек и вкладышей в них, – он обязателен.

Учет и хранение бланков трудовых книжек

Для учета бланков трудовых книжек и вкладышей в силу п. 40 Правил в организации должна вестись приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, форма которой утверждена Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» (далее – Постановление № 69 ). Эта книга ведется бухгалтерией организации и в нее вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка. Книга учета должна быть пронумерована, прошнурована, заверена подписью руководителя организации, а также скреплена сургучной печатью или опломбирована.

Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее хранятся в организации как документы строгой отчетности в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность, и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке.

В организации всегда должно быть в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладыша в нее. По окончании каждого месяца ответственное лицо обязано представить в бухгалтерию организации отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и о суммах, полученных за оформленные трудовые и вкладыши, с приложением приходного ордера кассы организации.

Испорченные при заполнении бланки трудовой книжки и вкладыша в нее подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта. Приведем образец такого акта на стр. .

Учет и хранение трудовых книжек

Учет трудовых книжек ведется в другой книге, форма которой также утверждена Постановлением № 69 , – книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Эта книга учета ведется кадровой службой или другим подразделением организации, в котором оформляются прием и увольнение персонала. В ней регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь.

Общество с ограниченной ответственностью «Аметист»

(ООО «Аметист»)

УТВЕРЖДАЮ

Директор

Алмазов /С. В. Алмазов/

15.08.2014

АКТ № 15/08

Об уничтожении испорченных бланков

трудовых книжек и вкладышей в них

Комиссия в составе:

– председателя комиссии Бирюзовой В. М. – начальника отдела кадров;

– членов комиссии Жемчуговой Т. Б. – специалиста отдела кадров, Агаткиной М. О. – бухгалтера, –

составила настоящий акт о том, что 15.08.2014 были уничтожены (измельчены с помощью шредера) следующие испорченные в результате неправильного заполнения бланки:

– трудовой книжки – 1 (один) бланк (серия ТК-III № 457812);

– вкладыша в трудовую книжку – 1 (один) бланк (серия ВТ № 784556).

Комиссией подтверждена непригодность указанных бланков, вследствие чего было принято решение об их уничтожении.

Председатель комиссии Бирюзова В. М. Бирюзова

Члены комиссии Жемчугова Т. Б. Жемчугова

Агаткина М. О. Агаткина

Требования к оформлению книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них такие же, как и приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее.

При трудоустройстве работника и внесении записи в его трудовую книжку лицо, ответственное за хранение трудовых книжек, регистрирует ее в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них и помещает на хранение (пример такой записи см. на стр.). Хранятся трудовые книжки в приспособленных для этого помещениях, в закрывающихся на ключ сейфах, металлических шкафах или отдельных запирающихся ящиках рабочих столов.

26

18

08

2014

Иванова Ольга Ивановна

ТК № 1583567

Бухгалтер

ООО «Аметист», бухгалтерия

18.09.2014, № 18-п

Жемчугова

175

–

–

В дальнейшем лица, ответственные за хранение трудовых книжек и вкладышей в них, обязаны регулярно проверять наличие состоящих на хранении документов. При обнаружении недостачи трудовых книжек и вкладышей в них (бланков) лица, ответственные за их хранение, обязаны немедленно заявить об этом и принять меры к розыску недостающих документов.

При смене лица, ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек (например, при увольнении), трудовые книжки принимаются новым работником по акту приема-передачи. Кроме этого, необходимо проверить наличие книги учета движения трудовых книжек и записи в ней.

Трудовым кодексом предусмотрен единственный случай выдачи работнику трудовой книжки – в случае увольнения, с внесенной в нее записью об увольнении.

Если в день увольнения (прекращения трудового договора) выдать трудовую книжку невозможно в связи с отсутствием работника либо его отказом от получения трудовой книжки на руки, работодатель направляет работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Со дня направления указанного уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи работнику трудовой книжки.

При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

В случае смерти работника трудовая книжка после внесения в нее соответствующей записи о прекращении трудового договора выдается на руки одному из его родственников под расписку или высылается по почте по письменному заявлению одного из родственников.

Невостребованные трудовые книжки хранятся у работодателя до момента их получения работником или (в случае смерти работника) его родственником (п.43 Правил ). Если они так и не будут получены, работодатель обязан хранить их 75 лет ( ст. 664 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения , утвержденного Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558 (далее – Приказ № 558 ). Такой же срок хранения установлен для книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

К сведению

Приказом № 558 установлены сроки хранения и для других документов, связанных с учетом трудовых книжек. Так, документы об учете трудовых книжек и вкладышей к ним (отчеты, акты, сведения) хранятся в организации три года, приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее – пять лет.

Поскольку лицо, осуществляющее хранение трудовых книжек, несет за это ответственность, на руки работникам в течение их трудовой деятельности трудовые книжки не выдаются. В исключительных случаях, в частности, для предоставления трудовой книжки в ПФР, на свой страх и риск кадровики могут их выдать. В Письме Роструда от 18.03.2008 № 656‑6‑0 по этому поводу говорится, что если уполномоченное лицо выдаст работнику под расписку трудовую книжку на короткий срок, а тот ее потеряет, то ответственность за утерю все же будет нести указанное должностное лицо.

В большинстве случаев работникам выдаются заверенные копии или выписки. В силу ст. 62 ТК РФ и п. 7 Правил работодатель обязан по письменному заявлению работника не позднее трех рабочих дней со дня подачи заявления выдать копию трудовой книжки или заверенную в установленном порядке выписку из трудовой книжки. Однако с 01.01.2015 вступит в действие Федеральный закон от 21.07.2014 № 216‑ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации и признании утратившими силу отдельных законодательных актов (положений законодательных актов) Российской Федерации в связи с принятием федеральных законов «О страховых пенсиях» и «О накопительной пенсии», которым внесены в том числе изменения в ст. 62 ТК РФ .

Согласно изменениям с 01.01.2015 работник сможет обратиться к работодателю с письменным заявлением о выдаче трудовой книжки в целях обязательного социального страхования. Выдать трудовую книжку будет необходимо в течение трех рабочих дней со дня подачи такого заявления работником. Вернуть же трудовую книжку работнику придется не позднее трех рабочих дней со дня получения ее в органе, осуществляющем обязательное социальное страхование.

Ответственность

За нарушение установленного порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек должностные лица несут ответственность по законодательству РФ (п. 45 Правил ), в частности ст. 5.27 «Нарушение законодательства о труде и об охране труда» КоАП РФ . По этой же статье возможно привлечение к ответственности за отсутствие приходно-расходной книги и по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книги движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Согласно ст. 5.27 нарушение законодательства о труде и об охране труда влечет наложение административного штрафа:

– на должностных лиц – в размере от 1 000 до 5 000 руб.;

– на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, – от 1 000 до 5 000 руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток;

– на юридических лиц – от 30 000 до 50 000 руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток.

Причем нарушение законодательства о труде и об охране труда должностным лицом, ранее подвергнутым наказанию за аналогичное административное правонарушение, влечет дисквалификацию на срок от одного года до трех лет (ч.2 ст. 5.27).

Кроме этого, ст. 13.20 КоАП РФ предусмотрена ответственность за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов: предупреждение или наложение административного штрафа на граждан в размере от 100 до 300 руб., на должностных лиц – от 300 до 500 руб.

Согласно все тому же п. 45 Правил ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя. Если в организации не был издан приказ о назначении лица, ответственного за ведение, учет, хранение и выдачу трудовых книжек, к ответственности будет привлечен работодатель. Обратите внимание, что под словом «работодатель» имеется в виду не руководитель, а юридическое лицо.

В подтверждение приведем решение суда.

Работница Х. обратилась в суд с иском к ООО «С.» с требованиями обязать ответчика выдать трудовую книжку и взыскать заработную плату за время задержки выдачи трудовой книжки. Свои требования мотивировала следующим. Она с 01.02.2011 по 30.03.2011 работала у ответчика в должности директора. 30.03.2011 в последний день работы ей в нарушение требований Трудового кодекса не была выдана трудовая книжка. Несмотря на неоднократные письменные и устные обращения, трудовая книжка ей не выдана до настоящего времени.

Из пояснений Х. следует, что при приеме на работу она передала свою трудовую книжку учредителю ООО «С.» Д.; оформлением трудовых книжек занимался главный бухгалтер; ее трудовая книжка в период ее работы хранилась в помещении офиса организации, однако при увольнении ей выдана не была. На ее просьбы о выдаче трудовой книжки работодатель ответил отказом. Доводы истицы подтверждаются показаниями свидетеля Б.

Суд первой инстанции сделал вывод о том, что Х. в силу своего должностного положения должна была сама организовать работу по ведению книги учета трудовых книжек, оформлению трудовых книжек, но не сделала этого, значит, она не передавала в организацию свою трудовую книжку.

Однако данный вывод, по мнению судебной коллегии апелляционной инстанции, является незаконным и необоснованным. Доказательств того, что в установленном законом порядке на истицу были возложены обязанности по ведению кадрового учета, в том числе ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек, ответчик суду не представил.

По законодательству ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек возлагается на работодателя, которым является не истица, а ООО «С.». То обстоятельство, что в книгу учета трудовых книжек не была внесена запись о предоставлении Х. трудовой книжки, основанием для освобождения работодателя от выдачи ей трудовой книжки не является, так как в данном случае имеет место неисполнение работодателем своих обязанностей по приему на хранение трудовой книжки при принятии Х. на работу.

Поскольку трудовая книжка Х. была получена работодателем при приеме на работу и именно работодатель допустил нарушения в ведении кадрового учета, то он обязан выдать истице ее трудовую книжку (Апелляционное определение Кемеровского областного суда от 20.09.2012 по делу № 33‑9186 ).

* * *

Трудовая книжка – это очень важный для работника документ, и поскольку законодательством установлена обязанность конкретно работодателя организовывать учет и хранение трудовых книжек, относиться к этому следует очень ответственно. И если большинство судебных споров связано с нарушением работодателем порядка выдачи или заполнения трудовых книжек, то привлечение к административной ответственности – именно с порядком назначения ответственного лица, приобретением, учетом и хранением трудовых книжек и вкладышей к ним.

Аудитор рассказывает о безошибочном учете трудовых книжек в компании.

Где отражают учет трудовых книжек

Для учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее работодатели должны вести:

• приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
• книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Формы этих книг утверждены в Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением № 69.

Приходно-расходная книга должна вестись в бухгалтерии. В эту книгу вносятся сведения о получении и расходовании бланков трудовых книжек с указанием серии и номера каждого бланка.

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них ведется кадровой службой или другим подразделением организации, оформляющим прием и увольнение работников. В ней регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь. При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Обе книги должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы.

Электронные трудовые книжки введут в России с 2018 года. Минтруд заявил, что готов рассмотреть вопрос о переводе россиян на электронные трудовые книжки. «Идея перехода на электронный кадровый документооборот, безусловно, заслуживает внимания», — заявили в пресс-службе ведомства. Переход на электронные трудовые книжки поддержали также в Федеральной службе по труду и занятости. При этом глава ведомства Всеволод Вуколов отмечал, что это позволит снизить объемы бумажной пересылки документов.

Что с печатью?

Федеральным законом от 06.04.15 г. № 82-ФЗ для организаций, созданных в форме обществ с ограниченной ответственностью и акционерных обществ, отменена обязанность иметь печати, за исключением случаев, когда такая обязанность предусмотрена федеральным законом. Сведения о наличии печати должны содержаться в уставе организации.

В связи с этим Минтруд России выпустил приказ от 31.10.16 г. № 589н «Об утверждении разъяснения по некоторым вопросам применения Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.03 г. № 225 «О трудовых книжках».

В приказе указано, что проставление печати осуществляется при ее наличии в организации в следующих случаях:

• на первой странице трудовой книжки, вкладыше в трудовую книжку;
• при заверении приходно-расходной книги и книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них;
• при заверении записей, внесенных в трудовую книжку работника за время работы у данного работодателя при увольнении работника (прекращении трудового договора).

Если в организации отсутствует печать, записи, внесенные в трудовую книжку работника за время работы в данной организации, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек.

Бланки трудовых книжек и вкладышей

Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее хранятся в организации как документы строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке.

Работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее, так как оформить запись в трудовую книжку он обязан на каждого работника, проработавшего у него свыше 5 дней (если работа является для него основной). Купить же за 5 дней бланки не всегда можно успеть, поэтому эти документы обычно приобретаются с некоторым запасом. Их стоимость включается в расходы организации: Д-т 20, 26, 44 и К-т 60 и т. п.

Согласно п. 47 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных постановлением № 225, при выдаче трудовой книжки или вкладыша в нее работодатель взимает с работника плату в размере расходов на их приобретения.

Бесплатно трудовая книжка и вкладыш выдаются только в двух случаях:

1. если работодатель массово утратил трудовые книжки в результате чрезвычайных ситуаций (экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки и другие чрезвычайные обстоятельства);
2. в случае неправильного первичного заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее, а также в случае их порчи не по вине работника.

В этих случаях новые трудовые книжки и вкладыши к ним оплачиваются работодателем.

Установленная работодателем плата должна включать в себя налог на добавленную стоимость.

Стоимость трудовой книжки (вкладыша в нее) по заявлению работника может быть удержана из его заработной платы или внесена им в кассу организации.

Бухгалтерский учет

Полученные от работников денежные средства учитываются как доходы от реализации прочего имущества на счете 91, субсчет 1 «Прочие доходы», в корреспонденции со счетом 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (если деньги внесены в кассу) или 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» (при наличии заявления работника на удержание из зарплаты):

Д-т 50, К-т 73 — получена оплата за трудовую книжку от работника;

Д-т 73 (70), К-т 91-1 — начислена выручка за реализацию трудовой книжки работнику;

Д-т 91-2, К-т 68 НДС — начислен НДС за реализацию трудовой книжки работнику.

Что будет за нарушение правил?

Ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя.

Работодатель приказом (распоряжением) должен назначить конкретного сотрудника, на которого будет возложена обязанность вести эту работу.

За нарушение установленного порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек должностные лица несут ответственность, установленную законодательством Российской Федерации. В частности, по ст. 5.27 КоАП РФ за нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, предусмотрены следующие виды наказаний: предупреждение или административный штраф:

• на должностных лиц в размере от 1000 до 5000 руб.;
• на ИП — от 1000 до 5000 руб.;
• на юридических лиц — от 30 000 до 50 000 руб.