Как правильно отправлять заказное письмо с описью вложения: образец. Как отправить заказное письмо с описью

Как направить обращение почтой

Источник изображения: en.wikipedia.orgwikiTwo_envelopes_problem

Представляем Вашему вниманию полную инструкцию по направлению любых обращений посредством почтовой связи.

Как отправить обращение заказным письмом с уведомлением о вручении

Шаг 1

После того, как Вы составили текст обращения, поставьте на заявлении дату и подпись, снимите с него копию. Копия заявления должна остаться у Вас для того, чтобы в случае спора Вы могли указать, какое именно заявление Вы отправляли.

Шаг 2

Положите заявление в почтовый конверт. Лицевая сторона почтового конверта должна быть оформлена следующим образом: в левом верхнем углу конверта - информация об отправителе (укажите Ваши фамилию, имя, отчество без сокращений, а также Ваш индекс и почтовый адрес), в правом нижнем углу конверта - информация об адресате (укажите наименование организации, в которую Вы отправляете запрос, или фамилию, имя и отчество должностного лица, а также адрес и почтовый индекс получателя).

Шаг 3

Если Вы просто опустите письмо в почтовый ящик, у Вас не останется никаких доказательств отправки письма. К тому же, Вы не сможете точно узнать дату получения письма. Поэтому рекомендуем отправлять обращение заказным письмом с уведомлением о вручении. Для отправки такого письма Вам нужно будет прийти в любое почтовое отделение и произвести следующие действия.

Шаг 4

На почте перед отправкой заказного письма необходимо оформить уведомление о вручении (бланки уведомлений можно получить у операциониста):

• На лицевой стороне бланка укажите вид уведомления - простой (поставьте «галочку» напротив слова «простое»); ниже укажите вид отправления - заказное письмо (поставьте «галочки» напротив надписей «письмо» и «заказное(ая)»). В строках «Кому» и «Адрес» укажите ВАШИ фамилию, имя, отчество и ВАШ почтовый адрес с индексом.
• На обратной стороне бланка в строке «вид отправления» напишите «заказное письмо с уведомлением», в строках «наименование адресата» и «адрес» укажите наименование (или фамилию, имя, отчество) получателя письма, его адрес и индекс.
• Остальные графы уведомления оставьте пустыми, их заполняют работники почтового отделения.

Главное преимущество отправки письма с уведомлением о вручении заключается в том, что после доставки письма адресату оформленное Вами уведомление вернется на Ваш почтовый адрес. На этом уведомлении будет стоять дата получения Вашего письма и подпись уполномоченного представителя получателя.

Таким образом, уведомление о вручении доказывает, что Вы письмо отправляли, а адресат его получил. Это сыграет важную роль, если получатель будет отрицать доставку письма, не предоставит ответ на Ваше обращение, ответит с нарушением сроков, установленных законом, и т. п.

Шаг 5

После того, как Вы заполнили бланк уведомления о вручении, можете отправлять заказное письмо.

Уточните, в каком окне принимают заказные письма, и передайте туда Ваше письмо. После того, как Вы оплатите отправку письма, сотрудник почты выдаст Вам чек. Сохраните его, так как этот чек будет служить подтверждением факта отправки Вами письма в адрес государственного органа и может быть необходим Вам в случае защиты нарушенных прав в суде или иных органах.

Как отправить обращение ценным письмом с описью и с уведомлением о вручении

Вместо отправки заказного письма с уведомлением о вручении Вы можете отправить обращение ценным письмом с описью и с уведомлением о вручении.

Преимущество этого вида почтовой связи по сравнению с заказным письмом состоит в том, что после отправки ценного письма у Вас останется не только подтверждение факта отправки письма конкретному адресату (т. е. чек), но и подтверждение того, какие именно документы были Вами отправлены (т. е. опись).

Шаг 1

Ценное письмо, как и заказное, отправляется непосредственно в отделении почтовой связи. При отправке ценного письма учтите следующие особенности:

Лицевая сторона почтового конверта заполняется в порядке, указанном в пункте 2 раздела «Как отправить обращение заказным письмом с уведомлением о вручении», но помимо всего прочего в правом верхнем углу (немного выше строки «Кому») Вам необходимо указать сумму объявленной ценности письма, например, написать следующую фразу: «с объявленной ценностью 10 (десять) рублей 00 копеек» (размер ценности определяется на Ваше усмотрение).

Шаг 2

Перед отправкой письма Вам следует заполнить опись. Бланки можно получить на почте. Обратите внимание - опись заполняется в двух экземплярах.

Подробно опишите, какие документы Вы вкладываете в конверт: укажите наименования всех документов с датами и иными реквизитами, по которым их можно будет идентифицировать. Кроме того, отразите в описи количество листов в каждом документе, и укажите общую сумму ценности этих документов, например, 10 рублей. Следует отметить, что в описи и на конверте должна быть указана одна и та же сумма ценности.

После заполнения бланков поставьте свою подпись на обоих экземплярах описи.

Шаг 3

Отправка письма с описью не отменяет заполнения бланка уведомления о вручении письма. Уведомление заполняется в том же порядке, что и при отправке заказного письма, со следующими особенностями:

• На лицевой стороне, помимо «галочки» напротив строки «письмо», Вам необходимо поставить «галочку» напротив строки «с объявленной ценностью» (вместо «галочки» напротив строки «заказное(ая)»). Остальные строки на лицевой стороне заполняются так же, как и при отправке заказных писем без описи;
• На обратной стороне бланка в строке «вид отправления» укажите «письмо с объявленной ценностью», а в графе «сумма объявленной ценности» необходимо указать ту сумму, в которую Вы оцениваете письмо (та же сумма, что и в описи).

Шаг 4

После того, как Вы заполнили бланк уведомления о вручении, можете отправлять ценное письмо с описью.

Вложите все документы в конверт, но не заклеивайте его. Уточните у работников почты, в каком окне принимают письма с объявленной ценностью, и подайте конверт с обращением и обе описи непосредственно сотруднику, который занимается приемом таких писем. Он поставит печати на обоих экземплярах описей. Одна опись остается у Вас. Второй экземпляр описи вкладывается в конверт, после чего сотрудник почты его заклеивает.

Как и в случае с отправкой заказного письма, рекомендуем сохранять чек, который Вам выдадут после отправки, а также опись вложения в ценное письмо. Они будут служить подтверждением факта отправки Вами письма и устанавливать конкретные документы, которые Вы направили получателю. Это может понадобиться, если Вы будете вынуждены отстаивать свои права в суде.

Дата публикации: 14.04.2015

Письмо – это почтовое отправление с письменным сообщением. По виду может быть простым, заказным или с объявленной ценностью. В данной статье я подробно расскажу о том, как отправить заказное письмо , в том числе — с уведомлением и с описью вложения.

Итак, простые письма чаще всего используются для обмена письменными сообщениями между частными лицами. Обычное письмо в обычном конверте или поздравительная открытка – относятся к простой письменной корреспонденции. Чтобы отправить ее, достаточно опустить конверт в синий почтовый ящик Почты России. Предельный вес такого почтового отправления должен составлять не более 20 г.* При отправке — отправителю не вручаются никакие подтверждающие документы (чек, квитанция). Соответственно, если простое письмо будет утеряно, то Почта России никакой ответственности нести не будет.

Заказное письмо предназначено для пересылки важных документов, бланков, квитанций, фотографий. Данный вид почтового отправления является регистрируемым, соответственно оно регистрируется в системе и ему присваивается почтовый идентификатор (трек-номер). Отправка осуществляется непосредственно в отделении Почты России через оператора. Стоимость несколько дороже, чем в случае с простой письменной корреспонденцией, но зато отправитель получает гарантию, что отправление точно будет доставлено адресату. Вручение заказного письма производится лично в руки адресата под роспись. Предельный вес должен составлять не более 100 г. Если почтовое отправление весит больше 100 г., то оно автоматически попадает в категорию «бандероль».

Заказное письмо может быть отправлено одновременно с уведомлением о вручении или без него. Если вы хотите указать объявленную ценность или произвести отправку с описью вложения содержимого конверта, то вам необходимо отправлять не заказное, а ценное письмо.

Что такое «заказное письмо с уведомлением о вручении»? Данный вид отправления предполагает, что письмо будет направлено адресату как заказное, то есть адресат получит его лично в руки, а отправитель в свою очередь получит уведомление, подтверждающее факт получения адресатом. Соответственно, если вы хотите отправить заказное письмо, и точно убедиться, что оно получено адресатом – необходимо отправлять именно заказное письмо с уведомлением.

Но помните, что бланк уведомления о вручении отправляется вместе с заказным письмом, а после получения корреспонденции получателем — бланк пересылается обратно отправителю (вам). Соответственно вернётся к вам этот документ, и вы узнаете, что ваше отправление попало адресату (или его законному представителю) точно в руки, лишь через определенное время.

В недавнее время у Почты России появилась услуга СМС-уведомления, то есть можно воспользоваться этой услугой. Для почтовых отправлений стоимость одного СМС-сообщения 10 рублей.

Что такое «ценное письмо с описью вложения»? Начнем с того, что для «ценного письма» отправитель указывает «объявленную ценность», поэтому этот вид письменной корреспонденции и называется «ценным». Если отправление будет повреждено или утеряно, то Почта России полностью или частично компенсирует сумму объявленной ценности.

«Ценное письмо с описью вложения» предполагает то, что содержимое отправления будет описано отправителем в специальном бланке (ф.119). В момент получения ценного письма с описью получатель в почтовом отделении при операторе вправе вскрыть конверт и проверить его содержимое, которое должно полностью соответствовать документу описи вложения.

Помните, если вы являетесь отправителем ценной корреспонденции, то конверт необходимо предоставлять оператору в открытом виде. Сотрудник почты должен убедиться, что вложение полностью соответствует тому, что вы указали в бланке.

Как отправить заказное письмо

Отправить заказное письмо можно в любом отделении Почты России. Сложного в этом ничего нет, заполнять дополнительные бланки не нужно.

Для отправки:

• Обратитесь в операционное окно в отделении почты и купите нужного размера конверт. Максимальный размер конверта 229х324 мм, то есть чуть больше листа бумаги формата А4.
• На конверте необходимо указать индекс и адрес отправителя и получателя.
• Оператору говорим о желании отправить заказное письмо и всё. После оплаты услуги вы получите чек, на котором будет указан трек-номер, с помощью которого можно будет отследить движение почтового отправления вплоть до его выдачи.

Как отправить заказное письмо с уведомлением о вручении

Процесс отправления письменной корреспонденции с уведомлением о вручении точно такой же, как и в предыдущем случае. Единственное отличие заключается только в том, что помимо заполнения адресной информации на конверте, вам необходимо будет дополнительно заполнить бланк «Уведомление о вручении» (форма 119). Данный бланк можно получить бесплатно в отделении почты.

Пример заполнения данной формы приведен на картинке ниже. Для наглядности информация, которую необходимо указать отправителю, выделена красным цветом:

На лицевой стороне формы «Уведомления о вручении» необходимо указывать именно Ваши данные (имя, адрес, индекс), т.к. получателем этого уведомления будете Вы, а не адресат Вашего письма.

Как отправить ценное письмо с описью вложения

Отправка ценного письма с описью вложения осуществляется точно также, как и оформление обычной заказной корреспонденции. Отличие заключается только в том, что дополнительно необходимо будет заполнить бланк «Опись вложения» (форма 107). Данная форма выдается бесплатно в отделении почты при запросе отправителя. Опись вложения — это дополнительная услуга, которой вы можете воспользоваться или не использовать, если вам это не требуется.

Для того чтобы отправить ценное письмо с описью вложения, вам необходимо будет указать все данные на конверте, а также заполнить две формы с описью вложения. Заполнять нужно будет именно два бланка, так как один остается у отправителя, а второй получает адресат. Соответственно на основе этого документа получатель сможет проверить содержимое вашего отправления.

Пример заполнения бланка ф.107 приведен на картинке:

При отправке ценной письменной корреспонденции с описью вложения предоставляйте конверт оператору в незапечатанном (открытом) виде. Оператор должен проверить соответствие содержимого с описью вложения.

Заказное письмо: сроки доставки и стоимость

Сроки доставки заказных писем примерно такие же, как и срок пересылки других почтовых отправлений, включая посылки и бандероли. У Почты России есть контрольные сроки, на которые и следует опираться. Подробнее об этом я уже писал ранее в статье . Если есть желание, чтобы ваша письменная корреспонденция дошла быстрее, то ее необходимо отправлять 1 классом. Отправка 1 классом наиболее актуальна между населенными пунктами, между которыми имеется авиасообщение. Отправлять данным способом в черте одного города или области — не совсем целесообразно.

Что касается стоимости отправки заказного письма, то цена зависит от многих факторов: вес, с уведомлением или без него, с описью вложения или без нее. Подробнее смотрите на официальном сайте Почты России.

*Вес простого письма может быть выше 20 г., но не превышать 100 г. За каждые последующие полные или неполные 20 г веса взимается дополнительная плата.

Опись вложения важна в правовом поле общения субъектов, она служит хорошим доказательством в случае судебных споров. Бланк можно скачать бесплатно.

Ценные, заказные письма, отправляемые авторами, требуют гарантированной доставки до адресата. Еще более необходимым для автора является документальное подтверждение содержимого отправки. Этим документом служит опись вложения . Бумага очень важна в правовом поле общения субъектов, опись служит хорошим доказательством в случае судебных споров. Рассмотрим наиболее важные пункты этого листа. По специальной прямой ссылке, пользователь может абсолютно бесплатно скачать бланк и применить его в практике.

Отправляя бумаги почтой России многие граждане и юридические лица используют опись вложения. Данный способ применяется повсеместно в случае, когда необходимо гарантированное вручение пакета с конкретной документацией адресату. После оформления заказа на почте России у отправителя имеется вторая опись вложения. После вручения получателю автору вручается уведомление, гарантирующее пересылку. При возникновении судебного спора у отправителя есть такое неопровержимое доказательство, как опись вложения.

Обязательные пункты описи вложения

:

• В верху пишется название "Опись";
• Далее в таблицу вносится перечень: наименование, порядковый номер, количество, объявленная ценность;
• Ниже общий итог;
• Реквизиты отправителя;
• Отметка принявшего сотрудника;
• Печать отделения.

Заполнение обсуждаемой бумаги приобретает юридический вес еще и потому что, одновременно лист удостоверяется сотрудником отделения почты. Работник связи проверяет наличие и соответствие указанным в перечне листам и ставит соответствующую отметку на втором экземпляре, передаваемом автору. Затем опись кладется в конверт вместе с остальным содержимым и отправляется адресату. Этот уведомительный порядок крайне необходим перед подачей искового заявления в суд и разбирательством.

Для ценного письма отправитель указывает «объявленную ценность», которая полностью или частично возмещается при утере или повреждении письма.

Как и заказное письмо, ценное письмо является регистрируемым отправлением, его доставку и вручение можно отследить с помощью трек-номера для отслеживания. На территории РФ ценное письмо вручается лично адресату под роспись или представителю адресата по доверенности.

Чтобы рассчитать срок и стоимость доставки, воспользуйтесь почтовым калькулятором или ознакомьтесь с тарифами доставки писем по России и за границу .

Ограничения

Минимальный
размер

Максимальный
размер

Максимальный вес

229 × 324 мм (формат C4)

По РФ - 100 г

За границу - 2 кг

Минимальный размер

110 × 220 мм (евроконверт) или 114 × 162 мм (формат C6)

Максимальный размер

229 × 324 мм (формат C4)

Максимальный вес

По РФ - 100 г

За границу - 2 кг

Как отправить

1. Купите любой конверт подходящего размера, вложите письмо и напишите адрес . Конверт можно купить в почтовом отделении.
2. Отдайте конверт с письмом сотруднику почтового отделения и сообщите сумму объявленной ценности в рублях, которую вы хотите получить в качестве компенсации в случае утери или повреждения письма.
3. Если необходимо уведомление о вручении, возьмите на столе в почтовом отделении бланк уведомления (для отправлений по России - бланк ф. 119, для отправлений за границу - бланк CN 07), заполните его и передайте вместе с письмом сотруднику Почты.
4. Если необходима опись вложения, заполните 2 экземпляра бланка описи (ф. 107) и передайте вместе с письмом оператору. Или заполните бланки на сайте .
   ВНИМАНИЕ! Письмо с описью вложения передается сотруднику отделения в открытом виде для сверки.
5. Если необходима услуга наложенного платежа, сообщите оператору сумму наложенного платежа в рублях.
6. Если необходимо СМС-уведомление, заполните бланк СМС-уведомления и передайте его оператору.

Дополнительные услуги

• Уведомление о вручении . Вы получите подписанное адресатом уведомление о вручении.
• Опись вложения . Вы получите заверенное почтовым работником подтверждение содержимого письма и даты его отправки.
• Наложенный платеж . Чтобы получить письмо, адресат должен будет заплатить указанную вами сумму.
• СМС-уведомление о прибытии отправления в отделение и вручении адресату. Услуга доступна только при пересылке по России.
• Авиапересылка - воздушным транспортом доставляется быстрее.

Обратите внимание, что услуги Опись вложения, Наложенный платеж и СМС-уведомление доступны только для пересылки отправлений по территории России.

Инструкция

Опись вложения позволяет адресату точно знать, какие именно документы и в каком количестве были ему отправлены. Таким образом, устраняется вероятность пропажи или порчи какой-либо ценности в пути.

Для того чтобы отправить ценное письмо с описью вложения, отправитель должен заполнить в двух экземплярах специальный почтовый бланк Ф-107. Получить бланк можно непосредственно на почте и заполнять его нужно там же. Нужно помнить, что ценное письмо с описью вложения отправляется открытым, то есть до передачи его в руки почтового работника оно не должно быть запечатано.

В бланке описи вложения указывается почтовый адрес и наименование адресата, а также наименование вложенных документов, их количество и сумма их оценки, если она имеется. Если ценность вложенных документов не указана, в графе «объявленная ценность» ставится прочерк. После заполнения описи отправитель ставит свою подпись на каждом бланке и передает их вместе с открытым письмом почтовому работнику.

Почтовый служащий, в свою очередь, должен сличить перечень вложений в обоих бланках, адреса получателя в описи и на конверте, сличить вложенные документы с представленным перечнем. Если вложения соответствуют списку описи, он проставляет оттиск календарного штемпеля на каждом бланке, расписывается в них и вкладывает один бланк в письмо.

После запечатывания ценного письма выписывается квитанция об оплате и вместе со вторым экземпляром описи вложения выдается отправителю. Нужно помнить, что за проверку описей вложения почтовая служба берет отдельную плату, помимо стоимости пересылки ценного письма. Стоимость за отправку ценного письма с описью вложения внутри России весьма небольшая, но все же предпочтительнее взять с собой дополнительную сумму или предварительно позвонить в почтовое отделение, чтобы узнать действующие тарифы на эту услугу.

Источники:

• опись вложения в ценное письмо

Любое почтовое отправление вы можете отправить с вложенной описью содержимого. Это позволит избежать споров и разногласий с почтой и получателем по поводу наличия или отсутствия указанных вещей или документов. К примеру, на возражения вашего оппонента в суде и заявление, что он не получал претензионных требований, а только чистые листы бумаги в конверте, вы сможете предъявить опись и подтвердить справедливость ваших утверждений.

Инструкция

Для оформления вам следует в первую очередь почтовый бланк установленной формы (ф. 107). Его можно взять у оператора почтового отделения или с официального сайта Почты Российской Федерации по адресу, указанному в конце . Некоторые сервисы предлагают пользователям возможность форму прямо на сайте и уже готовую для вложения опись.

Получив бланк, приступайте к его заполнению, следуя указаниям, размещенным в начале строк. Вступительная часть документа начинается с указания названия отправления. Это может быть ценное письмо, бандероль или посылка. Далее напишите фамилию, имя, отчество адресата (для физических лиц) или наименование предприятия (для юридических). В следующей строке укажите полный почтовый адрес получателя.

Основная часть бланка представлена удобной табличной формой. Здесь перечислите все вложения, которые должен получить адресат. Укажите для них порядковый номер, наименование документов или предметов, количество (штук, страниц или экземпляров). В графе объявленной ценности нужно стоимость каждой вещи . Поставьте прочерк, если пересылаете предметы (или документы), не подлежащие оценке. В конце таблице укажите общее количество вложенных предметов и их суммарную ценность.

В заключительной части бланка распишитесь в графе, отведенной для подписи отправителя. Теперь можно передать посылку оператору почтового отделения, вместе с бланками описи, для проверки соответствия перечня содержимому отправления и правильности формы 107. Оставшуюся строку почтовый работник заполнит собственноручно (должность и подпись) и поставит печать.

Обратите внимание

Не забудьте, что вам нужно заполнить два экземпляра описи, один из которых будет вложен в почтовое отправление, а второй - (заверенный печатью) возвращен отправителю вместе с квитанцией об оплате.

Полезный совет

Обратите внимание, что исправления при заполнении описи не допускаются.

Источники:

• Бланк описи вложения, форма 107

Одна из самых востребованных услуг, предоставляемых Почтой Российской Федерации, позволяет осуществлять пересылку важных документов (паспорт, свидетельство о регистрации брака, водительское удостоверение и др.) и ценных бумаг (акции, облигации, лотерейные билеты и т.п.). Для оформления письма с описью вам нужно будет собрать информацию о правилах такого отправления, поскольку вы можете часть приготовлений осуществить заранее.

Вам понадобится

• - Бланк описи форма 107;
• - лист бумаги для письма;
• - конверт;
• - ручка.

Инструкция

Для начала приобретите специальный Почты РФ (форма 107). Его можно найти на специальных сайтах, предоставляющих бланки установленной формы, а также с официального почты РФ и . Можно взять данный бланк и непосредственно в почтовом отделении у оператора. Вам понадобятся два экземпляра описи. Первый из них будет вложен в конверт вместе с сопроводительным письмом, а второй, заверенный печатью, будет храниться у вас.